Exercer en tant que freelance signifie que j’ai la liberté de travailler de chez moi, ou de m’installer dans un café, à la bibliothèque ou un espace de coworking en fonction de mon humeur et de mes besoins. L’une des plus grosse problématique à laquelle je fais face est le poids de mon sac à dos : j’aime vraiment pouvoir changer de lieu de travail comme je le souhaite, mais ne pas avoir de bureau fixe implique que je dois transporter tout mon matériel avec moi en permanence.
C’est d’ailleurs une problématique qui ne touche pas seulement les travailleurs freelances… Si vous êtes étudiant ou que vous avez un travail qui implique de nombreux déplacements, vous connaissez sans doute les mêmes difficultés.
Je suis donc dans un arbitrage permanent entre les outils dont j’ai besoin pour travailler et m’organiser, et le poids final de mon sac une fois que j’ai réussi à tout faire rentrer à l’intérieur. Après 6 mois dans mon expérience de digital nomade et de multiples essais, je vous propose de faire le tour de mon kit de survie pour rester organisée et efficace en tant que freelance, et je vous donne mon retour d’expérience sur les outils que j’utilise, dont le dernier adopté, le carnet Minbok.
Le contenu de mon sac au quotidien : mon ordinateur portable et le carnet Minbok
Le minimum vital du digital nomade
Mon travail de freelance consiste essentiellement à écrire et créer des contenus pour des sites et pour les réseaux sociaux en m’appuyant sur mes compétences de designer. Je passe donc la majeure partie de mes journées devant mon écran à organiser mes différents projets et à leur donner vie. Je m’appuie aussi énormément sur mon carnet Minbok pour mes notes et dessins préparatoires.
Laptop
Je suis donc tenue d’avoir mon ordinateur avec moi si j’ai l’intention de faire avancer mes projets. Je pourrais d’ailleurs (presque) me contenter de celui-ci : en tant que digital nomade, je peux travailler de presque n’importe où tant que j’ai mon ordinateur et une bonne connexion internet à disposition.
Mon ordinateur contient absolument tous les fichiers dont j’ai besoin pour organiser mon travail de freelance et réaliser les missions qui me sont confiées. J’utilise essentiellement Google Spreadsheets pour gérer les différents projets sur lesquels je travaille simultanément. Même si j’aime pouvoir planifier sur papier, passer au numérique pour la gestion de projets m’a permit de rendre mon système d’organisation plus efficace et de réduire le nombre de carnets que je transporte en permanence avec moi.
Le tableau de bord de mes projets en cours sur mon ordinateur.
J’ai mis plusieurs semaines à me décider sur le modèle de l’ordinateur qui accompagnerait ma transition de salariée à freelance,et qui est maintenant la pierre angulaire de mon travail au quotidien.
J’ai ainsi essayé de trouver le parfait équilibre entre le confort d’utilisation et le poids de la bête. Je me suis arrêtée sur un HP Elitebook 15” (modèle que j’utilisais déjà sur mon précédent poste). En plus de la taille et du poids, j’ai également prêté une attention particulière à l’autonomie de la batterie avant de sauter le pas. Celle de mon PC peut durer plus d’une demie-journée. Cette longévité me permet de ne pas avoir à emporter l’alimentation lorsque je déplace mon bureau pour quelques heures. Un gain de poids qui fait une grande différence pour mon dos !
Le carnet Minbok
De tous les carnets que j’ai testé, le carnet A5 Minbok (en prévente sur Kickstarter) est celui qui correspond le mieux à mon mode de travail en tant que freelance. J’utilise principalement ce carnet à disques pour mes notes de réunion, et je l’emporte systématiquement avec moi pour travailler.
Je vais tenter de lui rendre justice en vous le présentant, en commençant par la couverture.
J’ai choisi parmi les 4 couleurs disponibles la version bleue du carnet Minbok : la couleur est profonde, classique et discrète tout en étant lumineuse et donne au carnet un aspect très professionnel et luxueux que j’aime particulièrement.
La couverture rigide se retourne sur elle-même, ce qui me permet d’écrire dans n’importe quelles circonstances. J’avais déjà testé une fonctionnalité semblable sur le Filofax Notebook, mais la couverture parfaitement rigide du carnet Minbok a complètement changé mon expérience de l’écriture “en milieu hostile” (comprendre sans table et chaise).
Le dernier point notable concernant l’extérieur est l’élastique qui maintient le carnet fermé. J’ai l’habitude de fourrer mon carnet dans mon sac sans précautions spéciales et cette fermeture permet de protéger les pages qui restent parfaitement lisses et blanches malgré mes maltraitances continuelles.
La couverture protège le système à anneaux du carnet. La reliure permet au carnet de s’ouvrir sur lui-même
Parlons un peu de l’intérieur maintenant.
La couverture cache entièrement la reliure à disques du carnet. Il est donc presque impossible de deviner la technicité de ce système avant d’ouvrir le carnet. C’est d’ailleurs un des points forts de ce carnet : il combine parfaitement (de mon point de vue) esthétique et fonctionnalité.
La reliure en demi-cercles fonctionne comme n’importe quelle reliure à disques classique : elle me permet de détacher et repositionner les pages très facilement, et de mixer le type de papier que j’utilise. J’ai donc un seul carnet pour plusieurs usages très différents : je prends des notes sur le papier à carreaux, le papier blanc et à dots pour gribouiller idées, schémas et listes éphémères un peu en vrac. Le carnet s’ouvre complètement à plat et les anneaux en demi-cercle n’interfèrent absolument pas avec la main (ce qui était le cas dans mon carnet Atoma).
Le carnet Minbok propose aussi des pages blanches, des pages de planning hebdomadaire et des feuilles pour le dessin
J’utilise les feuilles à carreau pour mes notes de réunion, en suivant quelques principes pour prendre des notes efficacement. Une fois ma réunion achevée, je peux détacher la page de note, et la classer avec les autres pages consacrées au projet. Pouvoir ainsi modifier l’organisation des pages me permet de maintenir l’ensemble de mes notes parfaitement classées et facilement accessibles. J’utilise également la pochette à soufflet pour ranger les cartes de visites et autres petits papiers que je collecte au quotidien.
Le carnet peut contenir 100 pages, ce qui est idéal pour le rendre à la fois léger et fonctionnel. Le seul inconvénient de cette capacité limitée est que je vais bientôt devoir acquérir un nouveau carnet qui puisse faire office d’archive. Mon secret espoir est que Minbok travaille dans le futur sur un carnet d’archive qui permette de stocker et consulter facilement mes anciennes feuilles de note.
La reliure à disques très particulière du carnet Minbok (et le reste de sa conception) en fait un système très polyvalent. Il est devenu en quelques semaines un incontournable de mon système d’organisation. Pouvoir conserver toutes mes notes et idées classées par projet dans un seul carnet m’a permit de vraiment réduire le nombre de cahiers que j’emporte avec moi au quotidien. Et avec eux le poids de mon sac à dos.
La pochette à soufflet du carnet est parfaite pour ranger les petits papiers qui trainent et mon réglet
Mon ordinateur et mon carnet Minbok constituent le minimum vital que j’emporte partout avec moi, que j’aille rencontrer un.e client.e ou que je quitte mon appartement pour aller travailler à l’extérieur. Ça peut paraître peu, mais c’est largement suffisant la plupart du temps.
Et mon bullet journal?
Mon bullet journal reste mon meilleur allié pour m’organiser et pour maintenir un certain équilibre entre ma vie privée et ma vie professionnelle. Je l’emporte presque partout avec moi quand je ne suis pas chez moi, mais il m’arrive aussi de le laisser sur mon bureau lorsque je pars travailler ailleurs.
Petit mais pratique
Mon bullet journal contient une grande partie de ma vie et des informations dont j’ai besoin pour rester organisée. Je l’utilise pour gérer mes tâches et rendez-vous au jour le jour, et il me suit presque partout autant dans ma vie personnelle que pour le travail.
Avant de fabriquer le carnet au format B6 qui me sert aujourd’hui de bullet journal, j’avais un carnet Leuchtturm A5. Déjà à ce moment, j’avais choisi d’utiliser un carnet Leuchtturm à couverture souple, qui contient moitié moins de pages que la version classique pour réduire le poids de mon bullet journal dans mon sac.
J’ai complètement adopté le format B6 qui correspond parfaitement à ma vie très nomade de freelance. Mon carnet est assez petit pour rentrer dans absolument tous mes sacs, et suffisamment grand pour que je puisse y écrire confortablement. La seule chose que je regrette est d’avoir fabriqué un carnet avec 250 pages alors que j’aurais pu me contenter de la moitié et réduire le poids final de mon sac.
J’utilise mon bullet journal pour toutes les listes de tâches dont j’ai besoin.
Et quand je ne l’ai pas avec moi ?
Quand mon sac est déjà rempli avec mon ordinateur, mon carnet Minbok et tout ce qui me sert pour mes projets en cours (échantillons, papiers imprimés, livres…), j’ai tendance à laisser mon bullet journal derrière moi lorsque je vais travailler à l’extérieur. Ce qui ne veut pas dire que je ne l’utilise pas : je crée mon planning quotidien en commençant ma journée avec les tâches et rendez-vous du jour, je prends une photo de la page avec mon téléphone et je suis partie pour ma journée de travail ! En laissant mon épais carnet sur le bureau.
Je reviens sur mon daily log lorsque je rentre pour cocher les tâches réalisées. C’est une astuce que j’utilise régulièrement lorsque je veux réduire le poids de mon sac tout en gardant l’essentiel de mon programme à portée de main.
Depuis que j’ai commencé à utiliser le carnet Minbok, j’ai tendance à me reposer de plus en plus sur ce nouvel outil. J’utilise encore mon bullet journal au quotidien, parfois plusieurs fois par jour. Mais il arrive aussi que je l’abandonne pour quelques heures lorsque je vais travailler dans un café ou à la bibliothèque.
Les petites choses qui font la différence
Travailler depuis un bureau différent chaque jour offre une très grande liberté, mais il n’est pas toujours évident de faire de chaque espace un endroit confortable pour travailler : les espaces de travail partagés peuvent rapidement être bruyants ou parfois simplement un peu inhospitaliers.
En plus de mes outils de travail et d’organisation, je glisse donc dans mon sac des petits plus qui font une différence au quotidien.
Mini survival kit to stay focused anywhere.
Le câble de chargement de mon téléphone
J’aime beaucoup mon téléphone Samsung que j’ai acheté reconditionné, mais il a le défaut de ne pas tenir la batterie beaucoup plus de quelques heures si j’en ai un usage intensif. Je dois donc emmener mon chargeur dès que je quitte mon appartement, même si la batterie est chargée au maximum. Pour réduire le poids et la place que cet équipement de base prend dans mon sac à dos, je n’emporte que le câble, et branche mon téléphone sur mon ordinateur lorsque le besoin s’en fait sentir.
Ce n’est pas un gain de poids énorme, mais chaque gramme compte !
Écouteurs
Ils sont mes meilleurs alliés lorsque je travaille en dehors de chez moi. Les cafés et espaces de coworking sont généralement des endroits bruyants. Ecouter de la musique me permet de créer une bulle dans laquelle je peux me concentrer sur mon travail.
Sachets de thé
Été comme hiver, je travaille toujours accompagnée d’une tasse de thé. Ça me tient chaud (je suis une éternelle frileuse) et retrouver mes thés préférés où que je sois me fais systématiquement me sentir un peu comme chez moi.
Je pense avoir trouvé un équilibre entre le poids total de mon sac à dos et l’efficacité des outils que j’y transporte. Chacun d’entre eux a un rôle majeur à jouer dans mon système d’organisation (même les sachets de thé), et me permet de réaliser mon travail. Ce petit kit de survie me permet de rendre mon quotidien de freelance plus simple.
J’utilise pour le moment un petit sac à dos Herschel pour promener tout ce matériel, mais mon ordinateur portable rentre de justesse et je manque sérieusement de place. La prochaine étape sera donc de choisir le nouveau sac qui me suivra dans mes aventures !
Matériel utilisé
– Carnet Minbok A5, reliure à disques, en prévente sur Kickstarter
– HP Elite computer
– Handmade B6 bullet journal and leather cover
Disclosure : cet article a été sponsorisé par Minbok. Cela signifie que je me suis associée à la marque pour communiquer sur le carnet Minbok, avec la liberté totale d’écrire ce que je vouslais sur mon expérience. Pour en savoir plus sur les partenariats du blog, rendez vous ici.