Je gère ma vie professionnelle et ma vie personnelle dans deux carnets différents. La distinction entre ces deux univers est très importante pour moi, et me permet de conserver un équilibre essentiel pour ma sérénité (je n’ai clairement pas envie d’avoir ma liste de tâches liées au travail lorsque je veux profiter tranquillement de mon week-end !).
Cela fait un peu plus d’un an que j’utilise le Bullet Journal dans un contexte professionnel et il m’a fallu pas mal de temps et d’essais infructueux avant de trouver un processus de planification qui soit efficace et qui résiste à l’épreuve du chaos quotidien. Je gère ainsi mes plannings projets et tâches dans mon carnet Atoma, alors que j’utilise un calendrier digital pour mes rendez-vous et événements. gestion de projets
Planifier étape par étape
Je travaille dans le département “Innovation” d’une entreprise spécialisée dans des activités d’ingénierie et je gère à ce titre plusieurs projets relativement simples sur lesquels j’ai un grand degré d’autonomie et d’initiative. Mon but n’est donc pas de vous proposer un cours magistral sur la gestion de projets en général mais plutôt une revue de la manière dont j’organise mon travail. J’espère néanmoins que ce retour d’expérience pourra être utile à certains-aines d’entre vous autant dans un cadre professionnel que personnel !
Définir des objectifs annuels
Mes objectifs annuels découlent directement des objectifs que je définis lors de mon bilan annuel avec mon supérieur hiérarchique. Ils sont toujours ambitieux mais réalisables et dépendent de mes souhaits d’évolution et des différentes missions que l’équipe dans laquelle je travaille doit réaliser. Ils ont néanmoins un impact certain sur mon processus de gestion de projets au quotidien.
Des objectifs annuels aux objectifs trimestriels
Chacun de mes objectifs annuels est intégré à mon planning sous la forme d’un projet. Au début de chaque trimestre, je définis des objectifs intermédiaires pour tous les projets ou activités que j’ai sous ma responsabilité.
Je définis toujours au moins un objectif par projet à cette étape. Je suis ainsi sûre de pouvoir démontrer l’avancement de mes objectifs au fur et à mesure de l’année, sans parler de la satisfaction personnelle que leur réalisation procure.
J’utilise des barres de progression pour mesurer l’avancement de mes objectifs par projet. C’est une évaluation assez approximative, mais cela me permet de voir rapidement les sujets sur lesquels j’ai pris du retard et sur lesquels je dois concentrer mes efforts !
Réaliser un plan d’action mensuel
Je mets en forme mon planning mensuel dans un tableau : chaque ligne correspond à une semaine, chaque colonne a un projet.
Mes objectifs trimestriels deviennent vraiment concrets à partir du moment où ils se déclinent en tâches dans mon planning mensuel. Je prépare au début du mois un calendrier par semaine (1 ligne = 1 semaine) que je divise en autant de colonnes que de projets/activités en cours.
Je définis ainsi une liste de tâches pour chaque projet, et je répartis mon travail en équilibrant ces tâches sur l’ensemble du mois. Généralement, j’essaie de faire en sorte que les tâches que je programme à ce stade ne représentent pas plus de 50% de mon temps de travail. De cette manière, il me reste de la place pour gérer le quotidien !
Je mets ce plan d’action mensuel à jour tous les vendredis lorsque je prends du temps pour faire le bilan de la semaine passée et préparer mon plan d’action pour la suivante.
Listes de tâches hebdomadaire et quotidienne
Mes pages hebdomadaires sont construites sur la base d’un layout horizontal. La liste de tâche constitue l’en-tête de la page de gauche. Le reste de l’espace est divisé en 6 : 5 espaces pour le nombre de jours travaillés et un espace pour les tâches de la semaine suivante.
J’utilise une double page par semaine dans la section de mon carnet que je dédie au bullet journal (le reste étant des notes). Ma liste de tâche hebdomadaire (en haut à gauche de la première page) est basée sur mon planning mensuel. Certaines de ces tâches sont directement affectées à un jour en particulier (notamment lorsqu’elles sont liés à un rendez-vous ou une échéance), alors que d’autres sont simplement laissées dans la liste globale.
Je fais le point en début de matinée sur les tâches du jour, en me laissant suffisamment de marge de manoeuvre pour gérer les imprévus, réunions improvisées et autres urgences. Je planifie donc entre 50% et 70% de mon temps de travail disponible pour conserver la flexibilité qu’impose mon poste.
Que ce soit dans mon BuJo pro ou dans mon carnet perso, un seul mot d’ordre : la fonctionnalité. Toutes mes pages sont monochromes et minimalistes, ce qui m’aide à me concentrer sur l’essentiel : les tâches à réaliser !
Le bullet journal est un système qui correspond parfaitement aux exigences d’organisation qu’impose mon travail de chef de projet : il me permet de rassembler toute l’information en un seul et même endroit et de l’avoir avec moi en toutes circonstances.
Ce principe de gestion de projets, des tâches et de l’information me sert également à constituer très facilement et au fur et à mesure un historique des actions réalisées, faire le suivi du planning théorique de mes projets, des heures effectives passées sur chacun d’eux, etc. La flexibilité du système original est pour moi idéale lorsque l’on a besoin de créer une organisation sur mesure en fonction de ses besoins ! gestion de projets
Mon processus de planification, grâce à l’utilisation de différents niveaux d’objectifs et de tâches, me permet de rester consciente de mes missions, et de mettre en oeuvre des actions au quotidien pour parvenir à leur réalisation. J’utilise cette structure dans mes activités professionnelles, mais je me laisse généralement beaucoup plus de liberté dans le cadre de mes projets personnels !
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Initialement publié sur http://journaling.fr/blog/
Matériel utilisé :
– Atoma notebook : carnet A5 à disque, papier quadrillé
– Stylo effaçable Muji (0,5)
– Porte mine Muji
– PaperMate Flair M, noir