Établir un plan d’action + printables !
On ne s’en rend pas forcément compte, mais on gère tous des projets dans notre vie courante : un déménagement, l’organisation d’un mariage, l’écriture d’un mémoire… Que ce soit un « petit » projet ou la réalisation d’un rêve, les occasions sont multiples. Je suis persuadée que tout comme dans une situation professionnelle, un projet personnel se gère.
Une fois que l’objectif est clair, il n’est pourtant pas toujours facile de savoir par où commencer. Créer un plan d’action permet de bien réfléchir aux différentes étapes de son projet, aux tâches à réaliser et sert aussi à anticiper les difficultés.
Je vous propose de vous expliquer comment gérer des projets personnels en détaillant les différentes étapes et les outils que j’utilise. Je vous conseille de vous accrocher, je vous ai préparé un article développé, mais je voulais vraiment que les explications soient à la portée de tous ! J’ai aussi préparé des fichiers à imprimer, à retrouver en fin d’article.
Le premier article sur la gestion de projets personnels dans un bullet journal est à retrouver ici !
Détailler le projet en différentes tâches et étapes
Lorsque l’on commence à travailler sur un projet, la première étape est de « défricher » le sujet avant même de penser à faire un plan d’action. L’objectif de cette première phase est de découper le projet en tâches ou blocs de tâches gérables. La première chose à faire est donc de dérouler le fil du projet et toutes les idées qui fusent pour les organiser
avant même de penser au plan d’action.
Lors de cette phase, j’utilise généralement un « braindump », mais je peux aussi faire appel au mindmapping lorsqu’il s’agit d’un projet plus ambitieux.
Le braindump
C’est un peu mon passe partout pour mes projets les plus modestes. Dès que je commence à avoir des idées qui fusent, j’ouvre mon journal ou j’attrape le premier papier qui me passe sous la main pour réaliser une « purge » et tout noter.
Le principe est de faire une liste en vrac de tout ce à quoi on pense pour pouvoir fixer ses idées et avancer progressivement. Il est ensuite possible de classifier les différentes entrées en fonction de leur nature, de leur priorité, ou de tout autre critère pertinent au regard de votre projet.
Un « braindump » est une simple liste de tâches et d’idées, notées sans classement sur la même page.
Pour ma part, je classe généralement le résultat de cette première réflexion en 3 catégories : les tâches à réaliser, les idées qui me sont venues et les ressources auxquelles j’ai pensé (achats à faire, personnes à contacter…). J’identifie également les tâches les plus urgentes à réaliser s’il y en a.
Le braindump est une porte d’entrée très simple pour aborder un nouveau projet, mais il n’est à mon sens pas suffisant. Avec le braindump, on n’explore pas tous les angles du projet dans le détail et le risque est de passer à côté de certaines actions essentielles. L’utilisation du braindump nécessite également une étape supplémentaire pour hiérarchiser et organiser le résultat de la réflexion en véritables phases de projet.
En ajoutant des colonnes, il est possible de trier le braindump selon plusieurs catégories. Ici, la colonne de gauche permet d’identifier les tâches urgentes, et les 3 colonnes de droite les 3 catégories (tâches, idées, ressources).
Le mindmapping
Je trouve que le mindmapping est un outil très intéressant en début de projet pour commencer à organiser et hiérarchiser les différentes tâches à effectuer avant de faire un véritable plan d’action.
Le principe du mindmapping ou carte heuristique consiste à partir d’un sujet et d’y associer des idées en les organisant de manière organique. On part du sujet central (ici, le projet) et on élargit au fur et à mesure la réflexion en allant de plus en plus dans le détail. Les premières branches correspondent aux idées de première importance : pour préparer un projet, il peut s’agir des grandes étapes de réalisation, ou bien de différents grands sujets à prendre en compte (communication, technique…).
Chacune des branches de niveau 1 est ensuite détaillée sur un deuxième niveau et ainsi de suite, jusqu’à ce qu’on arrive au niveau de la tâche. Le mindmapping permet ainsi de s’assurer que la préparation du projet a été la plus exhaustive possible. Sur des projets importants ou qui font appels à plusieurs disciplines, il peut être intéressant de faire l’exercice à plusieurs ou de se faire relire pour s’assurer d’avoir bien couvert le sujet.
J’utilise un outil en ligne gratuit, Mind42 pour réaliser mes cartes heuristiques.
Le mindmapping demande un peu de pratique pour pouvoir organiser rapidement ses idées de manière organique sans s’appuyer sur une liste de tâches préparée en avance. C’est donc un outil qui peut être complémentaire du braindump et qui permet de pousser la réflexion plus loin.
L’autre avantage du mind mapping est que pour chaque tâche ou phase, on peut facilement rattacher des idées ou des ressources à prendre en compte. Par exemple, si mon projet consiste à rénover une maison, il y aura sans doute des étapes qui feront appel à des ressources extérieures comme des artisans. Pouvoir intégrer cette information en lien avec la tâche concernée permet de prendre en compte cette contrainte dès le début du projet.
Une fois la liste des tâches réalisée, qu’elle soit sous la forme d’une liste classique avec le braindump ou d’une carte heuristique, l’objectif suivant est de créer un plan d’action.
Créer un plan d’action
La liste de tâches ne suffit pas pour gérer efficacement un projet, d’autant plus si celui-ci est ambitieux. L’objectif du plan d’action et du planning est de répartir les actions dans le temps et de se fixer des objectifs. Je passe par trois étapes différentes lorsque je veux mettre au point mon plan d’action et le transformer ensuite en véritable planning.
Définir une charge de travail pour chacune des tâches
Il est essentiel à ce stade d’essayer d’évaluer la charge de travail nécessaire pour réaliser chacune des tâches. Cette évaluation permet d’organiser les tâches de manière réaliste. Dans beaucoup de projets, on peut être amenés à mener plusieurs phases en parallèle. Il est alors très important d’avoir une idée de la charge de travail que représente chaque tâche pour éviter de se fixer des objectifs impossibles à tenir !
L’évaluation du temps de réalisation se fait généralement en jours, mais elle peut aussi être exprimée et heures en fonction de la temporalité du projet. À la fin de cette étape, il est toujours intéressant de faire une rapide somme de tous les temps évalués pour avoir une vague idée du temps minimum nécessaire à la réalisation du projet. Généralement je rajoute 25% à cette somme (il suffit de multiplier le total par 1,25). Car il y a toujours des imprévus qui viennent perturber la bonne marche du projet et qui engendrent du retard !
L’étape suivant la définition de la charge de travail est le plan d’action.
Tracer les grandes lignes
La deuxième étape consiste à créer un plan d’action. Il s’agit d’identifier les tâches qui sont dépendantes les unes des autres et de les ordonner logiquement, et de manière réaliste pour atteindre son objectif. Contrairement au planning, le plan d’action n’est pas daté.
Cette étape est très importante car elle permet vraiment de visualiser le déroulé du projet et d’éventuellement identifier des tâches ou des ressources supplémentaires à mobiliser. Elle permet aussi d’identifier les contraintes extérieures (délais de livraison à prendre en compte, disponibilité d’un artisan…).
Planifier et fixer des objectifs
Lors de la phase de planning, on entre vraiment dans la réalité de la mise en œuvre du projet. L’objectif est de planifier les tâches dans l’ordre défini par le plan d’action en prenant en compte toutes les contraintes, et en premier lieu le temps disponible pour faire avancer le projet. Pour un même projet, le planning peut donc s’étaler que quelques semaines à plusieurs mois.
Les tâches sont ainsi réparties dans le temps, et on définit des dates clé avec un objectif d’avancement précis. Il vaut mieux ne pas être trop optimiste ou ambitieux à cette étape, au risque de vite se décourager si le projet prend du retard !
Mon bullet journal est mon principal outil d’organisation en ce qui concerne mes projets personnels.
Dans tous les cas, il faut garder en tête que le planning est un fil conducteur, mais qu’il est susceptible d’évoluer en cours de route pour s’adapter aux différents changements de situation ou de direction dans le projet. C’est ici que les outils de suivi d’avancement prennent toute leur importance.
Passer à l’action et suivre la progression
Une fois que le plan d’action est défini, il s’agit bien sûr de commencer à réaliser les actions listées, mais aussi de mettre en place des outils de suivi adaptés.
L’idéal est d’avoir un outil de suivi flexible qui permette d’adapter le plan d’action au fur et à mesure car de nombreux facteurs peuvent influer sur le déroulement du projet (changement de cap, blocages, retard dans la réalisation des tâches…). J’utilise pour ma part le tableau Kanban.
Le principe du Kanban
La méthode Kanban est un outil d’organisation très simple et visuel. Au départ développé par Toyota, c’est un outil qui s’applique aussi bien pour des travaux en équipe (développement de logiciels notamment), que pour des projets personnels. Il permet de facilement visualiser le plan d’action d’un projet, et d’organiser les projets et/ou tâches en cours en fonction de leur avancement.
Le principe de fonctionnement de cet outil d’organisation est très simple : chaque tâche ou chaque projet est représenté par une fiche (kanban signifie fiche, étiquette en japonais). Les différentes fiches sont organisées dans un tableau muni de plusieurs colonnes, qui représentent le flux de travail (à faire, en cours, à terminer, terminé…). Les différentes tâches peuvent ainsi être triées en fonction de leur état d’avancement, et il est possible d’avoir une vision globale du projet très rapidement.
Le principe du tableau Kanban peut se décliner sur différents supports : feuille de grand format accrochée au mur, collection dédiée dans un bullet journal (comme dans celui de Jennifer par exemple – contenu en anglais), version numérique… Tout dépend du nombre de projets ou de tâches à gérer, et de la nature du travail (travail en équipe ou non).
Mon tableau Kanban est un format A3 accroché au dessus de mon bureau dans mon atelier. Il est divisé en 5 colonnes (à faire, planifié, en cours, à finir, fait) et deux lignes (projet principal, projets secondaires).
Utiliser le Kanban pour des projets personnels
J’utilise une version très simple du tableau Kanban pour gérer mes projets personnels.
C’est un outil que j’applique essentiellement aux « gros » projets sur lesquels je travaille, comme par exemple l’ouverture du blog en Avril dernier. Je peux gérer un ou plusieurs projets sur le même tableau en utilisant des symboles différents sur les cartes.
Pour chaque projet, je pars du plan d’action et du planning que j’ai défini, et je crée une petite fiche par tâche ou groupe de tâches à réaliser. Sur chacune de mes fiches, 3 informations apparaissent : l’objectif de la tâche, le code de la partie du projet à laquelle la tâche est rattachée, et la date de livraison idéale.
Je pars du planning défini pour mettre en place mon tableau Kanban.
Je fais le point le dimanche sur l’état de mon tableau Kanban et le statut des différentes tâches avant de commencer ma semaine. Je peux ainsi facilement intégrer les tâches à réaliser dans mon planning de la semaine. C’est un outil que je trouve très complémentaire du bullet journal, qui permet de s’organiser de manière beaucoup plus flexible qu’avec une simple liste de tâches.
J’aime beaucoup voir les différentes tâches migrer d’une colonne à l’autre au fur et à mesure de l’avancée du projet. C’est tout aussi satisfaisant que de cocher une case dans mon bullet journal !
Si vous voulez vous aussi tester le système Kanban pour gérer vos projets, vous pouvez télécharger
le kit Kanban à retrouver dans la Bibliothèque (et c’est toujours gratuit !)
Lorsqu’on se lance dans un gros projet, on peut rapidement prendre peur devant l’ampleur de la tâche. Réfléchir à tête reposée et établir un plan d’action permet de se lancer avec une vision plus objective et plus complète de son projet.
C’est pour moi une étape essentielle quand j’entreprends de travailler sur un nouveau projet, qu’il soit professionnel ou personnel. Je me force à prendre le temps de réaliser un planning pour avoir une vraie stratégie pour atteindre mon objectif, plutôt que de me lancer tête baissée de manière complètement désordonnée.
S’il ne faut pas passer plus de temps à réfléchir à son organisation qu’à réaliser le projet en lui-même, je pense sincèrement que se passer de plan d’action, c’est courir à l’échec.
Retrouvez les autres articles du blog consacrés à la gestion de projets personnels dans le bullet journal :
- Gérer des projets personnels dans un bullet journal #1 : trois étapes pour partir du bon pied
- Gérer plusieurs projets dans un bullet journal
Matériel utilisé :
– Leuchtturm 1917 : Medium, couverture souple, pointillés
– Stylo effaçable Muji (0,4)
– Porte mine et règle Muji
– PaperMate Flair M, noir