+ modèle de tableau pour gérer ses projets
Getting Things Done (ou GTD pour les intimes) est une méthode d’organisation et de gestion de projet qui est loin d’être récente. Cela fait près de 18 ans que David Allen publiait son premier ouvrage consacré à ce système d’organisation. Il a fait des émules dans le monde entier et (de mon point de vue) est toujours aussi actuelle.
J’ai découvert l’existence de la méthode sur le blog de Kara (Boho Berry) dans son article consacré à GTD + Bullet Journal. Après quelques mois à retourner l’idée dans ma tête, j’ai finalement fini par me procurer le livre de David Allen et décidé d’intégrer Getting Things Done à mon bullet journal en modifiant un peu mon système d’organisation au passage.
Quelques mots sur la méthode Getting Things Done
L’objectif de la méthode Getting Things Done est de “gérer les actions afin d’obtenir des résultats”. La méthode ne traite donc pas de la gestion du temps, mais plutôt de la gestion de projets, des tâches et de la manière de définir ses priorités dans le flot du quotidien.
C’est une méthode d’organisation personnelle qui peut être appliquée dans toutes ses activités, aussi bien professionnelles que personnelles. La méthode Getting Things Done repose sur un processus de gestion des tâches qui doit vous aider mettre en place et maintenir un système d’organisation simple et efficace.
Si vous ne connaissez pas la méthode Getting Things Done, je ne peux que vous conseiller de vous
procurer le livre de David Allen. Sa lecture a été une vraie révélation !
Lire Getting Things Done de David Allen
Getting Things Done a un point commun majeur avec le système du bullet journal : c’est une méthode simple et concrète qui nous aide à mieux définir nos priorités et gérer des projets. Getting Things Done et Bullet journal étaient donc fait pour se voir combiner.
Getting Things Done + Bullet Journal
La méthode GTD propose un processus en 5 étapes pour mettre en place et maintenir un système d’organisation efficace. Ces étapes permettent de rassembler tous les intrants et de les traiter. Un intrant peut prendre différentes forme : ce peut être un e-mail, un texto ou un appel ou simplement une idée ou une liste de tâches déjà établie.
Pour traiter ces intrants et mettre en place un système d’organisation efficace, la méthode Getting Things Done de David Allen préconise de suivre ces 5 étapes (je cite le livre) :
- la collecte de ce qui attire notre attention
- la clarification de ce que signifie chaque élément et de ce qu’il ya lieu de faire
- la structuration des résultats, ce qui fait surgir des alternatives et à partir de celles-ci il faut mener
- une réflexion qui conduit à
- la prochaine action
Rappel des différentes étapes de la méthode GTD dans mon bullet journal.
Pour intégrer la méthode Getting Things Done à mon bullet journal et l’adapter à mon mode d’organisation j’ai un peu modifié la structure des 5 étapes décrites par David Allen :
- Collecte
- Clarification
- Structuration et action suivante
- Réflexion
Vous remarquerez également que l’enchaînement des étapes diffère de celui de la méthode. C’est simplement parce que ça me paraît plus logique, et que cet ordre représente parfaitement la manière dont j’ai intégré la méthode GTD à mon bullet journal.
Collecte
L’objectif de la collecte dans la méthode Getting Things Done est de rassembler tout ce qui attire notre attention : e-mails, courrier, textos, idées, projets en cours, petites tâches du quotidien… La collecte doit permettre de faire une liste exhaustive de tous ces éléments pour pouvoir ensuite les examiner et les intégrer à un système d’organisation efficace.
À cette étape, il n’est pas du tout question de classer les différentes entrées que l’on collecte, et que David Allen appelle “intrants”. Pour réaliser cette collecte et centraliser les “intrants”, j’utilise deux outils :
-
Un mini bloc-notes :
ce petit bloc note est le bras droit de mon bullet journal. Contrairement à mon gros carnet, il me suit partout, rentre dans tous mes sacs et me permet de noter tout ce qui me passe par la tête quelle que soit la situation. J’aimerais vous dire que le contenu est ordonné, mais ce carnet est un véritable cahier de brouillon miniature. Et c’est parfaitement normal puisqu’il n’est absolument pas question de classer quoi que ce soit à ce stade.
J’utilise beaucoup ce petit bloc note (j’ai une boîte pleine d’archives), mais n’importe quel support peut faire l’affaire. Je pourrais parfaitement opter pour une application sur mon téléphone ou un carnet bon marché.
La reliure en spirale me permet de tenir le bloc dans une seule main sans problème.
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Dans mon bullet journal
Le deuxième outil de collecte est mon bullet journal en lui-même. Je considère presque toutes les pages de mon journal comme faisant partie de la collecte : je note absolument toutes les tâches, projets et idées qui me traversent l’esprit. Mais il y a un type de page en particulier qui joue ce rôle : le “braindump” ou “vide-cerveau”. C’est simplement une page sur laquelle je fais une liste complète et non ordonnée de toutes les actions que je dois réaliser à plus ou moins court terme.
Une page de « braindump » ou « vide-cerveau » dans mon bullet journal.
Clarification
Une fois que tous les intrants ont été collectés, ils doivent être traités. Dans la méthode Getting Things Done, David Allen appelle cette étape la clarification.
Il s’agit, pour chaque intrant (mail, message, idée, tâche…) de décider si l’intrant nécessite la création d’un nouveau projet ou d’une nouvelle tâche, ou ne nécessite aucune action particulière.
Chaque intrant est donc examiné pour déterminer s’il est concrétisable ou non, et où il convient de ranger l’information.
Le processus de décision peut paraître un peu fastidieux la première fois, car on doit traiter tous les “intrants” en une seule fois. Une fois le système en place, il suffit de quelques minutes par semaine pour clarifier tous les éléments de votre système.
Le processus de clarification dans le livre de la méthode Getting Things Done de David Allen.
Une fois que j’ai déterminé si l’intrant est concrétisable ou non, je dois définir si je dois créer un nouveau projet, ou si je dois définir directement une action suivante. Je passe alors à l’étape de structuration et définition de l’action suivante.
Structuration et Action suivante
Dans la méthode GTD, David Allen propose une méthode de structuration très simple qui permet de mettre en place un système d’organisation efficace. Je l’ai un peu adaptée pour que ça corresponde mieux à mes besoins et aux outils que j’utilise (dont le bullet journal).
J’utilise mon bullet journal pour gérer mes tâches au quotidien et m’encourager à passer à l’action !
Dans la méthode GTD, la structuration de l’information se fait en fonction de sa nature.
Chaque intrant concrétisable doit ainsi rentrer dans un système d’organisation complet et autonome. Sa place dans le système d’organisation GTD dépend de la nature de l’intrant.
Pour chaque intrant concrétisable, il faut ainsi se demander s’il doit faire l’objet d’une tâche (action suivante) ou d’un projet. Dans la méthode GTD, la différence entre action et projet est essentielle. Une action est un élément individuel. C’est l’unité la plus petite du système d’organisation. Un projet est un ensemble d’actions.
Par exemple “envoyer un e-mail” est une action, alors que “écrire un article pour le blog” est un projet car il faut plusieurs actions pour parvenir au résultat (écrire le texte, prendre des photos, mettre en forme…).
Mon système d’organisation repose sur 2 outils : mon bullet journal, et un tableau de gestion de projets.
Tous les éléments qui demandent mon attention sont ainsi répartis dans ces deux outils.
Tableau de projets
Comme son nom l’indique, mon tableau de projets me permet de structurer mes projets en cours mais aussi tous mes projets “un jour peut-être”. J’utilise simplement deux onglets différents pour séparer ces deux catégories. Il arrive également que certaines “prochaines actions” se retrouvent dans mon tableau de projet si elles ne nécessitent pas mon attention immédiate ou qu’elles sont trop chronophages pour être traitées dans la semaine.
Mon tableau de projets est au format numérique (Google sheets). Mais il est tout à fait possible de créer un tableau de gestion de projets dans un bullet journal. Je vous conseille de créer une page mensuelle pour gérer vos projets. J’ai d’ailleurs longtemps utilisé mon bullet journal pour gérer mes projets avant de me tourner vers le numérique pour plus de flexibilité.
Bullet journal
La plupart des “actions suivantes” sont directement inscrites dans mon bullet journal. Elles sont soit intégrées à mon planning hebdomadaire, soit à mon planning quotidien en fonction de leur degré d’urgence. Si mon planning est déjà chargé, je reporte l’action dans mon tableau pour pouvoir l’intégrer à ma liste de tâches de la semaine suivante.
Mon bullet journal me sert également à stocker les éléments de référence (intrants non concrétisables : adresses, informations relatives à un projet…).
Réflexion
La phase de réflexion consiste à réviser périodiquement tous les éléments stockés dans votre système pour le mettre à jour. Je fais cet exercice de réflexion en deux temps : une revue mensuelle, et une revue hebdomadaire. Je profite toujours du moment où je prépare les pages de mon bullet journal pour prendre le temps de mettre à jour mon organisation.
Revue mensuelle
Ma revue mensuelle se concentre sur la gestion de mes projets. Le but de cette revue mensuelle est de définir des objectifs et de faire le point sur les projets finis, en cours, et ceux que je souhaite lancer. J’utilise donc principalement mon tableau de gestion de projets avant de reporter l’information dans mon bullet journal. Voici ma checklist pour la revue mensuelle :
- Revue des “un jour peut-être”, migration dans l’onglet “en cours” si besoin
- Définition des objectifs mensuels et création de nouveaux projets en conséquence
- Clôture des projets finalisés
- Révision de toutes les actions encore ouvertes et migration si nécessaire
- Création du planning mensuel dans mon bullet journal : calendrier et liste de projets en cours
Revue hebdomadaire avec mon bullet journal et mon ordinateur pour accéder à mon tableau de projets.
Revue hebdomadaire
Ma revue hebdomadaire me permet de suivre les projets au jour le jour et de systématiquement définir une “action suivante” pour chaque projet en cours. Je passe également en revue tous les éléments ouverts dans mon bullet journal. Je prends ainsi environ 20 minutes en fin de semaine pour :
- Revue de la liste des projets en cours
- Définition des actions suivantes pour chacun d’eux
- Création de mon planning hebdomadaire avec liste de tâches et projets
- Migration des éléments pertinents (tâches et projets) dans mon bullet journal
- Migration de toutes les tâches restées ouvertes dans mon bullet journal
Mon système GTD + Bullet journal est simple et efficace. J’ai la sensation de beaucoup mieux contrôler mes projets et de ne laisser aucune information de côté. La méthode GTD et le bullet journal sont parfaitement compatibles et complémentaires. Si vous voulez vous penchez sur l’intégration de GTD à un bullet journal, je vous conseille de commencer par la lecture du livre de David Allen, et de rester dans le coin : un deuxième article sur le sujet est en préparation !
BONUS
Modèle de tableau de gestion de projets
Il m’a été réclamé par beaucoup d’entre vous à la suite de mon article sur mon système d’organisation… Je profite donc de ce nouveau post pour partager mon modèle de tableau de gestion de projets avec vous !
Le lien pour accéder au modèle Google Spreadsheets que j’utilise est dans la Bibliothèque du blog
Pour l’utiliser, ouvrez simplement une nouvelle feuille de calcul Google ou Excel et copiez le modèle dans votre fichier. Le modèle que je partage étant sur Google Drive, vous pouvez également effectuer une copie dans votre propre Drive si vous le souhaitez. Dans tous les cas, veillez à ne pas modifier le fichier d’origine 😉
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