Planifiez vos projets avec des cartes mentales
Les mindmaps ou cartes mentales, vous connaissez ?
C’est un outil simple à maîtriser, très proche du fonctionnement naturel du cerveau et super utile pour organiser ses projets, quelle que soit leur nature ou leur taille.
Aujourd’hui, je vous propose de plonger dans l’univers des cartes mentales et de vous expliquer :
- ce que c’est une carte mentale, comment ça fonctionne et comment on les crée
- pourquoi utiliser des cartes mentales pour organiser vos projets
- comment utiliser les cartes mentales pour imaginer un projet
- comment utiliser les cartes mentales pour planifier un projet
C’est un article un peu long, car je rentre vraiment dans les détails, mais promis, ça vaut le coût ! Objectif : vous donner toutes les clés pour faire des cartes mentales vos meilleures amies pour organiser vos projets. Vous êtes prêt.e.s ? C’est parti !
Qu’est-ce qu’une mindmap ?
En français, les mindmaps sont appelées cartes mentales ou cartes heuristiques.
Comme le nom “carte mentale” le suggère, une mindmap est un carte de toutes les idées et concepts qui gravitent autour d’un même sujet.
Les cartes mentales (ou mindmaps donc), sont le résultat d’un processus que l’on appelle mindmapping. L’objectif de cet exercice est de mettre en lumière les concepts liés à une idée centrale.
La technique du mindmapping peut être utilisée dans de multiples situations différentes comme pour faire des brainstorming (exercice de créativité) ou pour mieux gérer des projets. Dans cet article, je me concentre sur l’usage des cartes mentales pour planifier des projets.
Les cartes mentales ou mindmaps partagent des caractéristiques communes :
- Le sujet principal de la carte mentale se situe toujours au centre de celle-ci. Lorsqu’il s’agit d’une mindmap pour la gestion de projet, le centre de la carte sera donc le projet ou une partie spécifique du projet qui pose problème.
- Les idées principales sont rassemblées autour du sujet central et forment le premier niveau de la carte mentale. Elles sont liées au sujet central par des traits qui créent des branches.
- Les idées de deuxième niveau sont regroupées autour des idées principales auxquelles elles sont liées. Il en est de même pour les idées de troisième et de quatrième niveau. Une carte mentale peut comporter autant de niveau que nécessaire pour traiter le sujet.
- À la fin du processus de mindmapping, la carte mentale prend la forme d’un arbre d’idées reliées au sujet principal.
- Les cartes mentales fonctionnent en arborescence, avec un niveau de détail en entonnoir : plus on s’éloigne du centre, plus l’information est détaillée et spécifique.
Dans le processus de gestion de projet (qui s’étend du jour où l’on a l’idée ou le jour où l’on est engagé pour réaliser le projet, jusqu’au jour où l’on finalise le livrable du projet), les cartes mentales peuvent intervenir à différents niveaux, pour servir différents objectifs.
Mindmaps et gestion de projets
Le mindmapping est une technique très utile qui peut être utilisée à plusieurs niveaux de la gestion d’un projet. Les cartes mentales peuvent ainsi aider le.la chef.fe de projet de 3 manières (n’oubliez pas qu’on est TOUS et TOUTES des chef.fe.s de projet au quotidien) :
Les cartes mentales peuvent permettre de clarifier un problème complexe :
Utiliser le mindmapping dans cette situation vous aidera à analyser votre problème en le réduisant en parties plus petites et en vous donnant une vue d’ensemble des différents facteurs (personnes impliquées, contraintes techniques…) à prendre en compte pour sa résolution.
Les cartes mentales peuvent vous aider à brainstormer (et trouver de nouvelles idées)
La technique du mindmapping peut être utilisée pour chercher de nouveaux concepts ou des solutions à une problématique spécifique. Vous pouvez utiliser le mindmapping pour faire des brainstormings seul.e ou à plusieurs pour générer encore plus d’idées originales.
Les cartes mentales peuvent également être utilisées pour créer un plan d’action pour votre projet
Tout comme une mindmap peut vous aider à mieux analyser un problème en prenant en compte tout son environnement, une carte mentale vous permettra de dresser un état des lieux complet de votre projet. Les mindmaps sont ainsi un outil très utile lorsque l’on veut s’assurer de ne pas passer à côté d’un élément important à prendre en compte quand on planifie les différentes phases et tâches d’un projet.
Mindmaps et gestion de projets
Comment utiliser le mindmapping pour initier un projet ?
Une des plus grande difficulté lorsque l’on commence un projet, c’est de gérer le très grands nombre d’idées que l’on a, et le grand nombre de contraintes et de personnes à prendre en compte pour le planifier au mieux.
Dans ce genre de situation où l’on veut commencer un projet mais qu’on ne sait pas très bien par où commencer, utiliser une carte mentale peut vous permettre d’éclaircir la situation et de vous faire une bonne idée de ce qu’est votre projet et qui y est impliqué (avant de commencer à le planifier concrètement).
Avant de commencer :
Prenez une GRANDE feuille de papier (si vous avez du papier en rouleau sous la main, c’est parfait), ou un grand tableau blanc pour être sûr.e d’avoir suffisamment de place pour créer votre carte mentale.
Note en passant : lorsque j’en suis à cette étape de clarification du projet, je préfère généralement utiliser un support papier plutôt que d’avoir recours à des logiciels de mindmapping, car cela permet de libérer plus facilement ses idées et sa créativité. Je n’utilise les outils informatique qu’à la toute fin du processus pour mettre au propre ma carte mentale.
- Commencez par noter votre projet au centre de votre feuille ou de votre tableau.
- Mettez tous les éléments qu’il vous semble important de prendre en compte dans votre projet autour de cet élément central. Vous pouvez réfléchir au éléments suivants comme point de départ : objectifs, livrables, parties prenantes et personnes impliquées, ressources, planning, contraintes…
Tracez des lignes pour relier ce premier niveau d’idées au sujet central de votre carte mentale (idéalement, évitez les lignes droites, qui ennuient notre cerveau). - Ajoutez un deuxième niveau d’idées en allant plus avant dans le détail. Cela vous permettra d’aller plus loin dans la précision de votre projet et d’en dresser un portrait exhaustif.
À cette étape, vous pouvez également ajouter un troisième niveau d’idées. Allez aussi loin dans le détail que nécessaire, jusqu’à ce que vous ayez épuisé vos idées. - Revenez sur l’ensemble de votre carte mentale, et assurez-vous que vous avez noté toutes vos idées et informations relatives à votre projet.
Une fois que c’est fait, vous pouvez utiliser un code couleur ou tout autre élément graphique (puces, signes, majuscules, minuscules…) pour souligner les éléments les plus importants et les plus critiques.
Une fois cette étape réalisée, vous pouvez envisager de finaliser votre mindmap en utilisant un logiciel dédié. Cela vous permettra d’avoir une version propre de celle-ci et de pouvoir plus facilement la partager avec d’autres personnes. Il y a une multitude d’outils dédiés au mindmapping. Je n’en connais que très peu, et j’utilise personnellement Mind42, qui est un outil en ligne complètement gratuit.
En suivant ces quelques étapes (qui demandent quand même un peu de temps pour aller au fond des choses), vous pourrez ainsi créer un schéma qui représentera votre projet de manière synthétique, même si celui-ci est complexe. C’est un support facile à partager et à mémoriser. Vous pouvez ensuite utiliser cette carte mentale comme point de départ pour planifier votre projet.
Gardez cette carte à jour au fur et à mesure de l’avancée de votre projet. Elle vous permettra d’avoir toujours une vision d’ensemble et de ne négliger aucun des aspects de votre projet en cours de route. Si vous conservez cette carte au format papier, utilisez des post-its pour ajouter des notes au fur et à mesure de l’évolution de votre projet.
Mindmaps et gestion de projets
Comment utiliser le mindmapping pour créer le plan d’action d’un projet ?
Après avoir utilisé le mindmapping pour poser la première pierre de votre projet et créer un tableau de bord de celui-ci avec toutes les informations cruciales à prendre en compte (acteurs du projet, ressources…), on va maintenant se concentrer sur la branche “planning” de cette carte mentale.
Vous êtes prêt.e pour la suite ? C’est parti !
Si vous avez réalisé la première mindmap sérieusement, vous devriez avoir dejà une bonne idée des grandes étapes de votre projet. Si vous n’êtes pas sûr.e de les avoir toutes identifiées, prenez quelques minutes pour revenir à votre première carte mentale et la compléter.
Petit conseil : si vous avez un peu de mal à définir quelles seraient les grandes étapes de votre projet, vous pouvez essayer de prendre le problème à l’envers : partez du résultat que vous attendez de votre projet, et remontez le fil des actions à réaliser pour y parvenir. Vous arriverez ainsi à imaginer une première version des grandes lignes de votre plan d’action.
Pour vous détailler de manière un peu concrète la manière dont on peut utiliser le midmapping pour créer le plan d’action d’un projet, je vais prendre un exemple concret. Cet exemple est celui de la création d’un nouveau site internet avec une boutique en ligne (il s’agit d’un projet sur lequel je travaille actuellement).
Donc, partons du principe que vous souhaitez créer un site internet, sans vraiment mettre le nez dans le code.
Avant de commencer
Pour créer ce genre de carte mentale beaucoup moins exploratoire et créative que la précédente, j’utilise un outil en ligne. Créer votre mindmap sur un logiciel ou une application en ligne vous permettra de très facilement réorganiser les éléments de votre carte mentale au fur et à mesure, et d’ajouter des notes si besoin.
- Créez une nouvelle carte mentale, en plaçant “plan d’action du projet X” au centre de celle-ci. Vous pouvez mettre en note un rappel du livrable final de votre projet juste en dessous du titre de votre carte mentale.
- Créez les branches principales de votre mindmap. Dans le cas du plan d’action d’un projet, ces premières branches sont les différentes grandes phases de réalisation de votre projet.
Dans l’exemple que j’utilise, les grandes étapes du projet sont : cahier des charges, mise en place du site et de la boutique, migration des contenus, tests et lancement. - Une fois que vous en avez fini avec les branches principales, commencez à ajouter des branches secondaires. Les branches secondaires seront constituées des tâches principales à réaliser pour chaque grande étape de votre projet. L’idée est de diviser chaque grande étape en tâches plus petites et plus faciles à réaliser.
Dans mon exemple, l’étape “mise en place de la boutique” se divise en 2 grandes tâches : configuration technique et création du contenu. - Ajoutez un troisième niveau de détail de votre plan d’action. Vous pouvez ajouter autant de niveaux que nécessaire pour arriver à un plan d’action constitué de tâches détaillées, spécifiques et réalisables.
Si je reviens à mon exemple, j’ai divisé les 2 branches de la partie “mise en place de la boutique” en tâches beaucoup plus précises comme “installer les plugins”, “configurer les plugins”, “photos des produits” ou encore “description des produits”. - Continuez d’ajouter des éléments et de réordonner les branches de votre carte mentale jusqu’à ce que vous ayez noté toutes les tâches relatives à votre projet qui vous viennent en tête.
- Passez votre carte mentale en revue. Pour chaque petite tâche identifiée, ajoutez les informations suivantes : le temps nécessaire pour réaliser la tâche, la date butoir pour la réalisation de la tâche, les ressources nécessaire à sa réalisation et, si c’est pertinent, la personne chargée de faire la tâche. Surlignez les éléments les plus importants qui constitueront des repères dans le déroulement de votre projet (milestones).
Et vous avez votre plan d’action !
Enfin, presque. Si vous le voulez, pour avoir une vision sous la forme d’un calendrier, vous pouvez réorganiser vos tâches dans un tableau de type diagramme de Gantt. Ou bien les ré-organiser sous la forme d’une simple liste classée dans l’ordre de réalisation des tâches pour avoir une to-do déjà prête à l’emploi (c’est surtout valable pour les projets assez courts et simples).
C’est la manière dont je fonctionne pour sauter de la partie vision / carte mentale à la partie plan d’action sous la forme d’un calendrier dans mon PROJO – the project journal.
À partir du moment où on a un plan d’action concret pour son projet, tout paraît tout de suite beaucoup plus clair !
Vous utilisez les cartes mentales ?
Ça vous parle comme outil pour planifier ses projets ?