Mon activité professionnelle a pris il y a quelques semaines un grand tournant. Je travaille désormais en autonomie complète depuis chez moi, ce qui n’est pas sans poser quelques questions du point de vue de mon organisation et de mon efficacité… Pour faire face à ce nouveau challenge, j’ai mis en place une méthode de gestion du temps simple et efficace qui m’aide à rester motivée en (presque) toutes circonstances : le time blocking.
Qu’est-ce que le time blocking ?
Le time blocking est une méthode qui permet d’organiser son temps en bloquant des créneaux de travail que l’on consacre à une tâche. Cette approche permet d’établir des listes de tâches réalistes par jour, et de mieux gérer son temps au quotidien. Elle peut aussi bien être utilisée au travail que pour des activités personnelles.
Cette méthode permet de fixer des limites au temps consacré à une tâche, mais aussi de se concentrer sur une tâche en particulier et d’éviter le phénomène de “zapping” qui fait passer d’une tâche à l’autre sans jamais en compléter aucune.
C’est d’ailleurs pour éviter ce zapping permanent que j’ai personnellement commencé à mettre en oeuvre le time blocking. J’ai une fâcheuse tendance à toujours repousser les tâches qui me rebutent, ou à les commencer pendant 5 minutes pour laisser tomber et me consacrer à quelque chose de plus réjouissant.
Le principe de fonctionnement de la méthode est assez simple : on établit une liste de choses à faire, puis on bloque des plages de travail en évaluant au mieux le temps nécessaire à la réalisation de ces tâches. Un peu comme si on prenait rendez-vous avec nous même en ayant pour objectif de travailler sur un sujet en particulier.
En pratique
Mon système d’organisation repose à la fois sur mon planning hebdomadaire, et sur une gestion des tâches basée sur le time blocking au quotidien.
Je consacre mon dimanche soir à la mise en place d’une liste de tâches pour la semaine, en me référant à mon monthly log et aux plannings de mes différents projets. Je migre également les différentes tâches inachevées de la semaine précédente.
L’organisation de mes journées se fait au fil de l’eau, chaque matin, (avec une tasse de thé dans une main, et mon chat calé sur les genoux). Après plusieurs essais de routine du soir, je pense que je ne suis tout simplement pas suffisamment disponible intellectuellement après 18h pour faire l’effort de m’organiser pour le lendemain…
Chaque matin donc, après avoir écrit quelques lignes dans mon journal de gratitude, je reprends la liste de tâches de la semaine, et je fais ma liste pour la journée.
Planification de ma journée avec mon bullet journal et Google agenda.
Je divise ma liste de tâches en deux grandes catégories : les tâches longues, et les tâches courtes. Les tâches longues correspondent à ce qui va me demandera sans aucun doute plus de 10 minutes : pour le blog, il peut s’agir de la rédaction d’un article ou de la prise de photos, mais cela s’applique aussi à des tâches comme faire des courses ou le ménage. Les tâches courtes peuvent correspondre elles aussi à plein des choses aussi différentes que d’envoyer un message à quelqu’un ou lancer une machine par exemple.
Une fois cette double liste de tâches établie, j’ouvre un nouvel onglet sur mon ordinateur avec mon agenda Google. Je commence alors à définir des créneaux de travail en estimant le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche que je souhaite réaliser.
Ma liste de tâches quotidienne est divisée en deux, en fonction du temps nécessaire pour réaliser chaque tâche.
Je pourrais tout à fait appliquer le time blocking dans mon bullet journal sous la forme d’emploi du temps, mais le numérique reste plus pratique car il me permet de facilement modifier mon emploi du temps si un rendez-vous vient perturber mon plan initial. Autre avantage, je reçois des alertes d’échéance sur mon téléphone ce qui me permet de bien mesurer mon temps et de vérifier que je ne suis pas trop en retard sur mon planning idéal.
À force d’expérience, j’ai affiné mon organisation pour qu’elle me corresponde au mieux. Je ne programme par exemple jamais de plages horaires de plus de 2 heures. Je sais que c’est ma capacité de concentration maximum, et je préfère dans tous les cas varier les activités sur la journée pour rester motivée. Les tâches qui me demandent le plus d’effort sont programmées le matin, car c’est le moment de la journée ou je suis la plus alerte et productive. L’après-midi est consacrée à des tâches ou projets qui me demandent un peu moins de concentration.
Petit aperçu de ce à quoi ressemble mon agenda en fin de semaine, lorsque toutes les tâches ont été planifiées.
Je réserve également systématiquement une heure de ma journée (généralement avant le déjeuner, au moment où ma concentration commence à chuter…) pour réaliser toutes les petites tâches de moins de 10 minutes. C’est également un moyen de me motiver : lorsque je regarde mon journal à la mi journée et que plus de la moitié des cases sont déjà cochées, ça fait indéniablement du bien au moral !
Petits conseils sans prétention
La partie la plus délicate de la mise en place du time blocking est sans aucun doute l’évaluation du temps nécessaire pour réaliser une tâche. Il est d’ailleurs conseillé de garder un créneau d’au moins une heure de libre par jour pour avoir un minimum de flexibilité, bien pratique pour ajuster le tir dans les débuts.
Cette difficulté fait que le time blocking est particulièrement efficace si l’activité que l’on souhaite organiser implique un nombre réduit de type de tâches, ou suit un cycle récurrent. Il est cependant possible d’appliquer la méthode à (presque) n’importe quelle activité, si on se laisse le temps de prendre ses marques et de gagner en expérience dans la définition des créneaux à planifier.
Quelques conseils pratiques donc si vous souhaitez tester la méthode (et je ne saurais que vous le conseiller !) :
- L’essentiel est de ne pas trop s’inquiéter de définir une durée de réalisation parfaite pour chaque tâche, surtout au début. À force d’utiliser cette méthode, il devient plus facile de définir un bloc de temps réaliste pour chaque tâche. Tout est une question d’expérience !
- Si un travail est conséquent, divisez le en tâches plus petites. Ce sera à la fois plus simple pour évaluer le temps nécessaire à la réalisation de l’ensemble de celles-ci, et plus motivant pour suivre la progression de votre travail.
- Gardez une trace du temps effectif passé sur les tâches en mettant à jour votre planning régulièrement. De cette manière, vous pourrez vous référer à ces éléments lorsque vous devrez évaluer le temps nécessaire pour des tâches similaires. Là encore, il est plus avantageux d’avoir réalisé son planning sur un calendrier numérique pour facilement faire bouger les blocs de temps a posteriori.
- Si certaines tâches sont suffisamment récurrentes, vous pouvez décider de bloquer un créneau spécifique chaque semaine. Ce peut-être un temps consacré à finir de traiter les mails en attente, préparer une réunion hebdomadaire ou encore vous organiser pour la semaine suivante.
Finir la journée en ayant fait toutes les tâches planifiées ressemble souvent à une petite victoire !
La méthode du time blocking a constitué une petite révolution dans la manière dont je m’organise, et me permet de me motiver relativement facilement à travailler tout au long de la journée, alors même que je n’ai presque pas de contraintes. Le time blocking permet d’installer des rituels de travail simples qui encouragent à rester concentrer sur ce que l’on a à faire : lorsqu’une période de travail s’achève, inutile de se demander sur quoi enchaîner en perdant au passage une grosse demie heure de concentration. Cette méthode permet également de faire des listes de tâches beaucoup plus réalistes. Et il n’y a rien de plus satisfaisant que de finir la journée en ayant réalisé tout ce qui avait été planifié non ?
Matériel utilisé
– Carnet relié à la main d’après le tutoriel de SeaLemon
– Stylo effaçable Muji (0,4)
– règle Muji
– PaperMate Flair M, noir