Cela fait (très) longtemps que je ne vous ai pas fait un portrait complet du système d’organisation que j’utilise au quotidien… Il a pourtant énormément évolué depuis Janvier et le dernier état des lieux que je vous proposais en début d’année. Alors que l’année est quasiment à moitié écoulée (mais où sont passés ces 6 derniers mois ?!), il est donc temps que je vous présente le système d’organisation et les outils de gestion de projet que j’utilise actuellement, ainsi que le processus de planification qui me permet de tout garder sous contrôle au jour le jour.
Attention ! L’article est assez long, mais j’espère qu’il répondra à la plupart des questions que je reçois sur mon système d’organisation et sur mon bullet journal. Si vous êtes beaucoup trop pressé.e.s pour tout lire de bout en bout, vous pouvez aussi aller directement consulter le schéma de synthèse que j’ai mis en fin d’article, et revenir ensuite en arrière pour creuser les points qui vous intéressent le plus.
Et si vous voulez remonter le temps et voir à quoi ressemblait mon bullet journal et mon système d’organisation en Janvier dernier, c’est par ici que ça se passe !
Mon système de gestion de projets
J’ai toujours un certain nombre de projets à gérer en même temps, qu’ils soient personnels ou liés à mon activité professionnelle. Le nombre des projets que je dois suivre et gérer a récemment augmenté de manière significative depuis que je me suis lancée à mon compte et que j’ai pris de nouveaux engagements dans ma vie personnelle.
Mon système de gestion de projets qui reposait sur du papier et un crayon est assez vite devenu insuffisant pour tout garder sous contrôle. Je suis donc passée sur un système de gestion de projets numérique, tout en essayant d’aller au plus simple. Passer à un outil numérique pour la gestion de projets me permet d’ajuster beaucoup plus facilement mes plannings et listes de tâches sans avoir à tout réécrire de zéro.
Je me repose sur 2 outils numériques pour gérer mes projets : Google spreadsheets et Trello.
Google spreadsheet
J’utilise les tableaux Google pour la gestion de tous mes projets. Je n’ai en réalité qu’un seul tableau qui centralise l’ensemble de mes projets, professionnels comme personnels. Ce tableau unique est en fait un genre de tableau de bord de l’ensemble des sujets sur lesquels je travaille, et de ceux que je souhaiterais traiter un jour.
J’ai créé ce tableau de bord après avoir lu Getting Things Done de David Allen, et c’est devenu en quelques semaines une des pierres angulaires de mon système d’organisation.
J’utilisais déjà un outil de gestion de projets similaire quand j’étais chef de projets. Même qi les contraintes de mon travail ont complètement changé, ce retour à la base a eu un impact immédiat sur l’efficacité de mon système d’organisation. Je me demande encore pourquoi je n’ai pas créé ce simple tableau plus tôt !
Ce tableau de bord de mes projets est un tableur très simple. Dans la première colonne j’ai mis la liste de tous mes projets (classés en plusieurs catégories : blog & réseaux sociaux, clients, projets perso…). La première ligne est consacrée à mes objectifs mensuels, et la deuxième ligne est un calendrier hebdomadaire des mois qui viennent.
Je passe en revue ce tableau de bord une fois par semaine, avec parfois quelques rappels dans la semaine. Revoir l’ensemble de ma liste de projets me prend généralement environ une demie heure, que je consacre à :
- faire un point sur les tâches réalisées dans la semaine pour les clôturer, et migrer celles qui sont encore ouvertes
- pour chacun des projets, mettre à jour mon planning global et décider des tâches de la semaine suivante selon le principe de la “prochaine action” de Getting Things Done
Je termine ainsi ma revue hebdomadaire avec une nouvelle liste de tâches en étant sûre de n’avoir mis aucun projet de côté. Je migre ensuite cette liste de tâches dans mon bullet journal pour la gestion quotidienne de mes différents projets.
Ce tableau de bord est très simple, autant dans sa forme que dans son utilisation. Il me permet de garder le cap sur les différents chantiers que j’entreprends. Passer d’un système analogique à un outil de gestion de projets digital a vraiment amélioré la fluidité et la simplicité de ma routine de planification. Mes projets sont à présents tous rassemblés dans un seul et même outil, et je n’ai plus à fouiller dans les pages de mon bullet journal pour retrouver les informations dont j’ai besoin.
Trello
Le second outil de gestion de projets que j’utilise et qui ne tient pas dans un carnet est Trello. Je vous en parlais déjà il y a quelques temps par ici : j’utilise Trello pour suivre l’avancement des différentes publications sur lesquelles je travaille pour le blog. Trello est un outil de gestion de projet inspiré de la méthode du tableau Kanban.
C’est un outil orienté sur le processus. J’ai donc divisé le travail à réaliser pour chaque article en plusieurs étapes. Chaque article sur lequel je travaille est représenté sous la forme d’une étiquette, tout comme les idées de post que j’aimerai creuser dans le futur.
J’utilise autant l’application que la version desktop de Trello
Lorsque je pense à une idée d’article, je crée une étiquette dans la première colonne, qui constitue une boîte à idées. Une fois que l’article est programmé dans mon calendrier éditorial, je déplace l’étiquette dans la colonne “rédaction”, et ainsi de suite jusqu’à ce que l’étiquette atterrisse dans la dernière colonne de mon tableau (ce qui veut dire que toutes les actions relatives à cet article ont été réalisées.
Là encore, je faire une revue de mon tableau Trello une fois par semaine. Cela ne me prend pas plus de 5 minutes pour bouger les étiquettes et mettre à jour l’ensemble du tableau en fonction du planning que je me suis donné sur mon tableau de bord Google.
Toutes les tâches que je dois réaliser en fonction de cette mise à jour sont ensuite reportées dans mon bullet journal.
Organisation au quotidien
La technique du time blocking dans mon calendrier Google
Future log
e n’utilise pas le planning annuel comme il est prescrit par Ryder Carroll dans la méthode du bullet journal. J’ai pourtant testé plusieurs formats, mais malgré tous mes efforts, je crois que ce n’est pas fait pour moi. Je me retrouve systématiquement à utiliser le calendrier Google de mon téléphone : j’ai toujours mon téléphone sur moi (et généralement de la batterie), et ça m’évite de devoir extirper mon bullet journal de mon sac pour prendre un rendez-vous ou juste vérifier mon emploi du temps.
J’utilise également la version bureau de Google Calendar pour gérer mon temps au jour le jour avec la méthode du time blocking lorsque ma journée est chargée.
Monthly log
Tout comme le future log, j’ai un peu de mal à utiliser le monthly log au quotidien. Ce n’est pas (plus) une page que je consulte quotidiennement depuis que j’ai un tableau de bord pour l’ensemble de mes projets. Mon planning mensuel me sert cependant encore à :
- Suivre la progression de mes objectifs mensuels
Mon planning mensuel est divisé en deux parties : sur la page de gauche, mes objectifs mensuels, et sur la page de droite, un calendrier vertical. La partie objectifs est un tableau qui me permet de hiérarchiser mes objectifs, de les transformer en plan d’action, et de voir leur avancement en fonction de cette liste de tâches.
- Garder une trace des événements et rendez-vous passés
En plus des événements et rendez-vous planifiés à l’avance, je garde une trace de tous les rendez-vous et sorties que je programme d’un jour sur l’autre : les verres / dîners / déjeuners avec mes amis, les rendez-vous clients de dernière minute… Généralement, de nombreux événements s’ajoutent à mon planning au cours de la semaine, sans apparaître dans mon monthly log. À la fin de chaque semaine, je fais donc une mise à jour de mon planning mensuel avec tous ces événements passés pour avoir une vision complète si j’ai besoin d’y revenir plus tard.
Combinaison daily + weekly
Lorsqu’il est en mode planification, mon cerveau fonctionne en découpant le temps en semaines. C’est pour cette raison que mon système de gestion de projets est basé sur un calendrier hebdomadaire, et c’est également pour cela que j’utilise un planning hebdomadaire dans mon bullet journal.
Au quotidien, j’utilise dans mon bullet journal une combinaison weekly log + daily log (planning hebdo + listes quotidiennes). Mon planning hebdomadaire me permet de faire un suivi serré des tâches à réaliser dans la semaine, mais aussi d’avoir un rappel des différents rendez-vous et événements prévus dans la semaine.
Mes listes quotidiennes rassemblent les événements prévus pour la journée, ainsi que l’ensemble des tâches à réaliser.
Il y a de la redondance entre mon planning hebdomadaire et mes listes quotidiennes. Toutes les tâches de ma liste hebdomadaire se retrouvent à un moment ou un autre dans mes daily logs. Lorsque je prépare ma journée dans mon bullet journal, j’ajoute aux tâches prévues dans mon weekly log toutes les petites actions du quotidien qui n’ont (la plupart du temps) pas besoin d’être prévues en avance : passer un coup de fil, répondre à un mail, faire une lessive, effectuer un achat…
Mon planning hebdomadaire couplé à des listes quotidiennes me permet de faire un suivi quotidien de l’avancée des tâches qui sont liées à mes projets et objectifs, mais aussi de gérer les milles petites choses à faire au quotidien.
Autres carnets
Si mes outils de gestion de projets digitaux et mon bullet journal tiennent une place centrale dans mon système d’organisation, j’utilise également 2 autres carnets dont je ne peux plus me passer.
Mini bloc note
C’est un mini carnet qui ne paye pas de mine mais qui est essentiel dans mon quotidien. Je promène ce petit bloc note à spirale partout où je vais. Il me sert à noter à la volée toutes les tâches, idées et autres pensées qui me traversent lorsque je suis dans les transports ou que dans la rue.
J’utilise depuis très longtemps ces petits blocs notes, sans avoir encore trouvé de solution aussi simple et efficace. C’est un carnet transitoire qui agit comme un deuxième cerveau. Cela fait partie d’ailleurs des conseils donnés par David Allen dans Getting Things Done : avoir un support qui rassemble l’ensemble des idées, tâches, projets qui vous viennent à l’esprit au cours de la journée et qui sont ensuite triés et ordonnés. C’est exactement ce que je fais avec ce petit carnet : je le passe en revue à la fin de chaque journée pour migrer les éléments que j’ai noté soit dans mon journal soit dans mon système de gestion de projets.
Minbok notebook
Enfin, j’utilise un carnet à disques Minbok pour toutes mes notes de réunion. Ce carnet très polyvalent est devenu en quelques semaines un des supports que j’utilise le plus. Je l’emporte partout où je vais pour garder une trace de mes rendez-vous client et des réunions, conférences et débats auxquels je participe dans ma vie personnelle.
La reliure à disques me permet de facilement ré-organiser mes notes et de les classer en fonction du sujet concerné.
Et si vous voulez avoir une idée un peu plus précise de la manière dont je prends des notes, je vous explique tout dans l’article “Petit guide pour prendre des notes efficacement”.
Le carnet Minbok sera bientôt disponible à la vente.
En attendant, je vous invite à visiter le site de Minbok pour en savoir plus et vous tenir au courant !
On résume !
Mon système d’organisation peut paraître un peu compliqué, surtout si pour quelqu’un qui comme moi, essaie de faire au plus simple. J’ai assez vite compris que mon objectif de faire tenir toute ma vie dans un seul carnet est assez utopique. Même si j’utilise encore le système du bullet journal pour m’organiser au quotidien, il est vite devenu indispensable d’ajouter d’autres outils de gestion de projets à mon arsenal pour mieux structurer mes listes de tâches.
Parce que je suis assez persuadée qu’une image vaut 1000 mots, je vous ai préparé un petit schéma de synthèse de mon système d’organisation pour vous permettre d’en avoir une vision complète et synthétique :
Mon système d’organisation et les outils de gestion de projet que j’utilise sont en constante évolution. Je suis encore en train d’affiner certains aspects de mon processus de planification et de revue pour l’ajuster à mon quotidien de travailleuse freelance. Mais ce combo d’outils numériques et de carnets est pour le moment assez efficace.
J’ai à la fois une vue globale de mes objectifs et projets grâce à mon tableau de bord, mais je peux aussi faire un suivi détaillé de mes actions au quotidien dans mon bullet journal. En réalité, le principal défi auquel je suis confrontée n’est pas tellement de maintenir ce système à jour. Je ne manque pas du tout d’organisation, mais l’auto-discipline me fait encore défaut pour faire avancer l’ensemble de mes projets comme je le souhaiterais.
Dans cet article:
– Getting things done de David Allen (S’organiser pour réussir en VF)
– Carnet à disques Minbok
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