« The Planners » est une galerie de portraits qui présente différents système d’organisation et leurs utilisateurs. L’objectif de cette nouvelle série est de vous proposer de nouvelles sources d’inspiration et de vous présenter des outils et méthodes d’organisation au delà du bullet journal. C’est aussi l’occasion de découvrir le travail de planificateurs anglophones traduit en français juste pour vous !
Pour ce deuxième épisode, j’ai le plaisir de recevoir Kelsey de @tetheredandtold ! Je suis son travail sur Instagram depuis un petit moment et Kelsey a gentillement accepté de répondre à toutes mes questions à propos de son système d’organisation. Dans cette interview, je lui ai demandé, entre autres choses, comment elle gère ses projets, ce que lui apporte son système d’organisation et ses outils favoris du moment pour s’organiser.
Disclosure : Toutes les photos présentées ont été prises par Kelsey.
On commence par les présentations ! Est-ce que tu peux nous dire quelques mots à propos de toi ?
Je m’appelle Kelsey et je suis rédactrice et brand designer en freelance. Je vis et travaille dans une ville près de la mer à Hong Kong. Ca fait déjà 4 ans que je vis dans la ville la plus dense du monde, et c’est une expérience fantastique.
C’est un peu difficile de décrire une journée typique, car en tant que freelance, on a tendance à gérer plusieurs typologies de clients et de missions en même temps. Mais pour répondre, je commence généralement ma journée autour de 9h ou 10h après un démarrage en douceur (du café, un petit déjeuner et du yoga si j’ai de l’énergie), en attaquant avec les tâches les plus importantes avant de passer à ce qui est moins prioritaire. Pour ce qui concerne la fin de la journée, je m’arrête lorsque j’ai réalisé les tâches les plus importantes. S’il reste du temps, j’aime aller faire un tour au bord de la mer. C’est l’avantage de vivre à deux pas d’une promenade.
Je consacre mes soirées à passer du temps avec mon mari, à discuter de nos journées respectives. C’est aussi le moment où je prends le temps de jouer avec mon chat pour ne pas qu’elle s’ennuie.
Mon quotidien a un peu dévié de la norme ces derniers temps, mais sur une journée idéale, je vais dormir autour de 22h30 pour un réveil programmé aux alentours de 6h30 ou 7h le jour suivant.
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Quand est-ce que tu as acheté ton premier planner et à quoi ressemblait-il ? Comment est-ce que ton système d’organisation a évolué depuis ?
J’ai eu des agendas et des carnets aussi longtemps que je puisse me rappeler. Durant toute l’école primaire, j’utilisais l’agenda fourni par l’école, sans jamais vraiment aimer la mise en page ou l’esthétique de ces carnets. Plus tard au collège, j’ai entamé ma quête du planner parfait : j’en achetais un différent tous les ans, pour toujours finir par être déçue et le laisser tomber.
Ce schéma d’acheter, entamer et abandonner mes agendas m’a poursuivie jusqu’à la fin de l’université, lorsque j’ai déménagé pour Hong Kong pour travailler pour une ONG. Avant la fin de ma première année de travail, j’étais plongée dans le chaos, complètement désespérée de trouver un système qui m’aiderait à m’organiser et atteindre mes objectifs.
C’est comme ça qu’en novembre 2015, j’ai fini par faire une recherche Google et que je suis tombée sur un site internet appelé bulletjournal.com qui a tout changé. Avant la fin de la journée, j’avais transformé mon carnet Muji en bullet journal qui a été le premier d’une longue (très longue) série.
Si tu devais décrire ton système d’organisation en quelques mots ?
Je plannifie essentiellement pour mieux définir mes priorités. Je dois l’avouer dès maintenant : je ne suis pas 100% fidèle au papier pour m’organiser. Si je pense qu’un outil digital sera plus efficace, me permettra de gagner du temps et de m’épargner un mal de crâne, je n’hésite pas une seconde.
Pour résumer pourquoi j’utilise mon bullet journal, je dirais : pour écrire mes to-do listes et projets dans un environnement sans distractions, et pour garder la trace de toute tâche qui me passe par le tête et qui ne rentre dans aucun des autres outils que j’utilise.
En ce qui concerne les outils d’organisation digitaux, j’utilise Asana pour organiser les projets avec mes clients (car la plateforme me permet d’inviter mes clients à contribuer sur l’organisation du projet), Habitica pour faire le suivi de mes habitudes (parce qu’il me faut une petite motivation de geek pour rester motivée) et Google Calendar pour gérer mes événements.
Mon système est donc un mélange de bullet journal et d’outils digitaux.
Une page hebdomadaire dans le bullet journal de Kelsey.
Quels outils utilises-tu et quelle est la fonction de chacun d’eux ?
Outils digitaux
- Asana: c’est un outil de gestion de projets que j’utilise pour mes clients. Je peux y stocker des modèles de projets, qui me permettent de gérer les projets similaires avec différents clients. C’est aussi un moyen de ne pas utiliser 6 carnets pour mon bullet journal dans l’année.
- Google Calendar: J’utilise Fantastical 2 sur mon iPhone, et planifie mes tâches de cette manière. Je suis bénévole dans ma paroisse et j’ai un calendrier qui m’avertit automatiquement lorsque je suis de service. Je vérifie mon calendrier chaque dimanche et remplit mon journal, car je me rappelle mieux de mon emploi du temps si je l’écris sur papier.
- Habitica: J’utilise Habitica pour le suivi de mes habitudes. L’appli transforme tout simplement mon quotidien en jeu géant. Vous rejoignez une équipe, partez en quête, et battez des monstres. Et vous pouvez réussir vos missions seulement si vous suivez vos routines, et complétez vos listes de tâches. J’ai essayé de faire le suivi de mes habitudes dans mon bullet journal, mais je ne m’y tiens jamais, et ce jeu de geek marche bien mieux. Alors pourquoi pas ?
Méthodes d’organisation et de productivité
- La méthode de to-do liste d’Ashley Gartland : J’ai découvert Ashley sur Instagram. C’est une coach et une amoureuse de la simplicité, et j’utilise beaucoup sa méthode pour faire des to-do listes dans mon bullet journal. Pour faire court, on commence par noter toutes les tâches, barrer celles pour lesquelles on a pas de temps, identifier ce que l’on peut automatiser ou déléguer et définir 3-5 priorités. Je fais cet exercice dès que je sens que mes projets ne progressent pas comme je le souhaite.
- Technique Pomodoro : lorsque je me sens démotivée, et que j’ai beaucoup de tâches pas très enthousiasmantes à faire, j’utilise des Pomodoros. C’est (normalement) des plages de travail ininterrompu de 25 minutes, suivies de 5 minutes de pause. Vous pouvez utilisez un site comme celui-ci pour faire le suivi de vos Pomodoros, et vous pouvez ajuster la durée de la session de travail en fonction de vos préférences. Pour moi, 50 minutes de travail pour 15 minutes de pause est ce qui fonctionne le mieux.
Dans mon bullet journal
- Running lists : C’est un type de liste que j’utilise dans mon bullet journal. Une colonne contient toutes vos tâches, et 7 autres petites colonnes représentent les jours de la semaine. On marque le jour où l’on souhaite réaliser la tâche avec un petit point, et vous le transformez en croix lorsque vous l’avez fait. Quand les listes quotidiennes me semblent trop compliquées, j’utilise une running list. Ces derniers temps, je l’utilise même dans mes dailies.
- Collections : le reste de mon bullet journal est consacré aux collections. Ce peut être des notes de réunions avec des clients, une page de croquis d’idées pour un site internet, ou un brainstorming pour mon business. Je fais de mon mieux pour indexer ces pages au fur et à mesure pour m’y retrouver.
Comment fais-tu coopérer tous ces outils ensemble?
Ça m’a pris longtemps de faire en sorte que ça fonctionne, mais pour résumer, voilà comment ça marche :
Bullet journal : mes plans, listes, et rêves commencent ici. C’est un aperçu de tout ce qu’il se passe dans ma vie.
Asana : tous mes projets clients sont gérés ici, ce qui me permet de communiquer avec eux sans passer par ma boîte mail.
Habitica : les tâches personnelles qui me rebutent et tout ce qui me demande un bonus de motivation.
Google calendar : contient mes calendriers synchronisés et tous les événements dont je doit me souvenir. Tout est copié dans mon bullet journal.
Apple notes : toutes les notes que je partage avec mon conjoint. Il ne regarde pas dans mon bullet journal, j’utilise donc cet outil plus conventionnel pour partager des informations.
Tout ça marche ensemble parce que je me m’investis dans l’utilisation de ce système d’organisation. Pour beaucoup, le papier est le seul moyen de s’organiser. Pour d’autres, comme moi, il faut une combinaison de plusieurs outils pour rester efficace. Mon conseil si vous avez du mal à trouver l’équation parfaite : faites ce qui vous semble le mieux et ce qui vous aide à survivre au chaos de la vie quotidienne. Et que la force soit avec vous !
Planning de septembre dans le bullet journal de Kelsey.
À quoi ressemble ta routine de planning ?
Cette question tombe à pic, parce que je suis en train d’essayer de (re)mettre en place une routine en ce moment. Il fut un temps où je me levais tous les matins à 5h30, buvais un thé, et prenais le temps de passer mes plans en revue avant de commencer la journée.
Ces derniers temps, c’est ce que j’ai de plus proche de ce que l’on appellerait “routine” : je prépare les pages de mon journal pour la semaine suivante le vendredi, et pendant que je fais ça, je note toutes les tâches, idées, événements et pensées qui me viennent à l’esprit pour leur trouver une place dans mon système d’organisation.
Si je suis chanceuse, je passe aussi un peu de temps le dimanche soir pour faire une revue de la semaine qui s’achève, vérifier mes priorités et m’assurer que mon cerveau est au repos. De cette manière, il est disponible pour se remplir d’idées créatives !
Comment est-ce que ce système d’organisation t’a aidée ?
Mon système d’organisation a changé ma vie ! Avant de m’organiser, j’oubliais régulièrement d’envoyer mon travail dans les temps, je ratais des deadlines, et parfois même des rendez-vous importants.
Je me suis tournée vers le Bullet Journal il y a quelques années parce que j’étais vraiment dans une situation désespérée. J’avais des listes de tâches dispersées partout et n’arrivais jamais à en faire le suivi.
Aujourd’hui, je peux dire que ma vie est bien plus stable grâce à mon système d’organisation. Je n’ai même plus à me rappeler où sont les choses, parce que j’ai créé un système qui me correspond, et où chaque chose est à sa place.
Quel est l’outil d’organisation que tu préfères actuellement ?
En ce moment, c’est Habitica, le jeu qui me fais cocher les cases de mes listes. Je l’utilise comme une manière de me motiver à faire des choses qui seraient normalement assez ennuyeuses. Comme je souffre de troubles de l’anxiété, j’ai souvent besoin de plus de motivation que les autres pour faire des choses du quotidien, donc ce jeu est d’une grande aide. Si je ne complète pas mes habitudes, je peux perdre une bataille ou me faire exclure de mon équipe.
Est-ce que tu as un (ou des) modèles inspirants en terme d’organisation ?
Il y a quelques méthodes d’organisation qui m’ont vraiment sauvé la vie lorsque j’en avais besoin. L’une d’entre elles est la méthode Getting Things Done. C’est une méthode d’organisation qui marche vraiment bien avec le bullet journal. Elle implique de catégoriser les différents éléments de son système (tâches, événements…) en fonction de leur niveau de priorité (aujourd’hui, demain, plus tard, un jour).
Mon autre règle d’or est de définir des priorités. L’idéal est d’utiliser les meilleures heures de la journée, celles où l’on a l’esprit le plus frais, pour les tâches les plus créatives et les plus importantes. En ce moment, j’utilise ce temps pour créer des ressources pour la communauté que je développe sur Tethered Creative. Soyez sûr.e de ne pas gâcher ces heures les plus efficaces à traiter des mails, parce que ça ne vous mènera sans doute nulle part.
Est-ce que tu as déjà traversé une “crise d’organisation” et arrêté d’utiliser ton système quelques temps ? Comment est-ce que tu as rebondi ?
Mon système d’organisation traverse régulièrement des crises, notamment parce que j’ai un trouble de l’anxiété. Mon organisation a donc tendance à être directement liée à mon état psychologique. La meilleure chose à faire selon moi dans ce genre de cas (si vous avez le même genre de troubles) est de s’accorder un jour pour se recharger mentalement, pendant lequel vous pourrez faire absolument ce que vous voudrez.
Parfois, tout ce dont on a besoin est une longue sieste et un jour passé à faire des activités que l’on aime pour retrouver l’étincelle.
Est-ce que tu as une astuce d’organisation à partager ?
Classez vos tâches en catégories (travail, personnel, projets…). De cette manière, il est plus facile de s’y retrouver et on est sûr.e de ne rien oublier.
Merci beaucoup pour tes réponses Kelsey !
Si vous voulez en savoir plus sur le travail de Kelsey et son système d’organisation, je vous invite à aller visiter son compte Instagram !
