« The Planners » est une galerie de portraits qui présente différents systèmes d’organisation et leurs utilisateurs. L’objectif de cette nouvelle série est de vous proposer de nouvelles sources d’inspiration et de vous présenter des outils et méthodes d’organisation au delà du bullet journal. C’est aussi l’occasion de découvrir le travail de planificateurs anglophones traduit en français juste pour vous !
Pour ce cinquième épisode, j’ai le plaisir de recevoir Julien du blog L’Organisologie ! Je lis ses articles régulièrement et après que je l’ai contacté, Julien a accepté de répondre à toutes mes questions à propos de son système d’organisation. Dans cette interview, je lui ai demandé, entre autres choses, à quoi ressemble organisation au quotidien, quels outils il utilise et comment l’organisation a impacté son parcours de vie.
Disclosure : Toutes les images présentées ont été fournies par Julien
On commence par les présentations ! Est-ce que tu peux nous dire quelques mots à propos de toi ?
Salut Claire!
J’aime bien me présenter comme un barbu qui n’utilise plus de réveil depuis longtemps, mais qui continue d’avoir une vie sacrément bien chargée.
Après si je dois me présenter en 2 lignes: j’aide les ambitieux à se libérer du stress et à booster leurs résultats grâce à l’Organisologie.
Comment suis-je arrivé à devenir “Organisologue”?
De base, l’école n’a jamais été mon dada. J’ai bossé plusieurs années sur les chantiers à porter des charges lourdes d’un point A à un point B. Puis j’ai voulu changer. J’ai créé un blog, un deuxième, un troisième. J’ai changé plusieurs fois de job, mais à aucun moment je n’ai cessé d’écrire (depuis 2013).
Puis j’ai eu de la chance, les éditions Dunod m’ont repéré et j’ai écrit un livre (2h chrono pour mieux m’organiser). J’ai ensuite créé l’Organisologie afin d’aider les gens à se libérer du stress et à booster leurs résultats. En ce moment, je voyage (je t’écris depuis Lyon, et début juillet je vais vivre 6 mois à Berlin) et je développe mon site.
Sinon je bois un peu trop de café.
Quand est-ce que tu as acheté ton premier planner et à quoi ressemblait-il ? Comment est-ce que ton système d’organisation a évolué depuis ?
J’ai commencé à m’organiser sérieusement lorsque j’ai repris les cours du soir pour obtenir un brevet fédéral en leadership et management (c’était en 2012). Les cours m’ont coûté 18’000 CHF (une bonne partie de mes économies à l’époque) et je gérais une équipe sur les chantiers… donc je rentrais fatigué.
À côté j’avais mes amis, ma copine, le sport et le blog. Le système d’organisation m’a permis d’y voir beaucoup plus clair et éviter de m’y perdre.
J’aime bien voir mon système d’organisation comme la boussole et la carte d’un capitaine. Cela m’évite de me perdre. Et se perdre c’est facile aujourd’hui avec toutes les possibilités que l’on a.
Mon système est passé à un autre niveau lorsque j’ai fait des formations. C’est con, mais en passant entrepreneur et en voulant vivre de mon blog, je ne pouvais plus me permettre de faire le touriste.
Alors j’ai gardé mon ton détendu comme tu peux le lire, mais dans mes formations j’essaie vraiment de tout donner. Et cela nécessite une bonne organisation.
En général, les gens achètent toutes mes formations ou demandent un remboursement. Il n’y a pas de demi-mesure haha!
Si tu devais décrire ton système d’organisation en quelques mots ?
Mon système ressemble à une pyramide. C’est holistique. Je ne parle pas beaucoup d’outils sur mon site, car ceux-ci sont surévalués. Certains passent leur vie à trouver la meilleure application, mais n’avancent pas sur leurs objectifs.
Premier niveau, la philosophie:
Je vais déjà prendre le temps de réfléchir à ce que je veux de ma vie. Ce qui est essentiel. Mes valeurs. C’est ce que j’appelle la philosophie. J’en parle beaucoup sur le site.
Je suis convaincu qu’en s’asseyant plus souvent avec soi-même plutôt qu’en contemplant la vie des autres, on augmente les probabilités de faire des choses intelligentes.
Lectures recommandées:
Man’s searching for meaning de Viktor Frankl
So good they can’t ignore you de Cal Newport
Deuxième niveau, la stratégie:
Une fois que je sais ce que je veux (cela peut prendre du temps…et durant ce temps, je teste plusieurs activités), je vais observer mes forces / faiblesses / opportunités et risques pour en faire un plan d’action (une stratégie avec un objectif SMART).
Troisième niveau: les systèmes
Par système, j’entends tout ce qui t’aide à avancer sur ta stratégie en y passant le moins de temps. Système d’automatisation, épargne automatique, traitement de l’information, mais également les routines qui te permettent d’aller loin sans faire de surmenage professionnel.
Dernier niveau: les outils
Ces outils, cela peut être ton projo (pour ceux qui sont plutôt papier). Mais depuis que je voyage beaucoup, j’utilise 3 outils pour m’organiser : Gmail, Workflowy et Google Drive.
Cela me suffit largement pour faire tout ce que j’ai à faire. À l’exception des projets collaboratifs. Dans ce cas, j’utilise Meister Task.
Tu es plutôt outils analogiques ou digitaux ?
Digital en ce moment.
Mais le papier c’est important, pour faire du feu par exemple.
Blague à part, j’ai longtemps utilisé le papier, mais en ce moment je m’adapte à mon style de vie.
Quels outils utilises-tu et quelle est la fonction de chacun d’eux ?
Gmail me permet de m’organiser et de communiquer. Quand tu gères bien ta boîte email, tu peux vraiment gagner du temps et surtout, augmenter ta réputation (on n’y pense pas souvent).
Workflowy est la colonne vertébrale de toute mon organisation. Cette application a été conçue pour prendre des listes infinies. Mais j’ai vraiment poussé le logiciel plus loin. J’ai intégré mon agenda, mes routines, mes prises de notes, mes listes d’idées, mes projets perso… bref, 80% de l’information s’y trouvent. J’ai fait une formation qui a très bien fonctionné. Les gens aiment le côté mi papier mi-numérique (il n’y a pas de rappel, peu de fonctionnalités, etc).
Voici mon tableau de bord Workflowy.
Google Drive s’il est associé à une bonne application de scanner (j’utilise ScanBot Pro) peut vraiment supprimer le papier de ta vie. Mais là encore, il faut se plonger dans le système et bien comprendre comment cela fonctionne.
Autrement des applications pratiques (banque en ligne, google map).
Pour l’instant cela me va, peut-être que dans 6 mois j’aurai changé.
À quoi ressemble ta routine de planning ?
Le soir avant de terminer ma journée de travail, j’inscris dans mon agenda numérique 6 tâches que je souhaite réaliser le lendemain au réveil. Le matin, je me réveille et je bosse. En général, je travaille jusqu’à 13h sans me connecter à mes emails / Facebook et réseaux sociaux.
Ensuite, je fais ma routine non routinière: j’ai une liste de 11 comportements que je peux faire sur une journée, j’en choisis 5. Là encore, je m’adapte à mon environnement qui bouge beaucoup.
Ensuite l’après-midi je vais faire du sport et le soir est généralement dédié aux gens, à de la lecture ou encore aux jeux d’échecs.
J’ai aussi un système qui me permet de mesurer ma progression sur mon objectif de l’année. Là par exemple je souhaite sortir 8 formations d’ici fin juillet 2019: je suis à 5. Je ne pense pas que je vais atteindre mon objectif cette année (car j’ai eu d’autres opportunités, comme un TEDx), mais je vais arriver à 6 ou 7.
C’est mieux que rien. Ce système j’y pense tous les jours.
Tu peux nous en dire un peu plus sur ton système d’organisation ?
Je vais te parler du système SCOREUR (ce qui me permet de voir ma progression sur mon objectif annuel). Je l’ai développé pour écrire mon premier bouquin. J’étais serré niveau temps, j’avais peu de ressources, donc j’ai mis en place ce système.
Pour faire simple, tu as deux tableaux:
Le premier tableau montre deux courbes: la courbe planifiée de tes sous-objectifs (ce que tu souhaites réaliser) et la courbe qui indique ce que tu as réellement fait. En un coup d’oeil, tu peux voir si tu as du retard ou non.
Ensuite, le deuxième tableau montre la quantité planifiée / réalisée de ton comportement clé. C’est à dire, pour écrire 25 chapitres, j’ai planifié 30 minutes d’écriture par jour. Après 1 mois, j’ai réalisé que si je continuais avec 30 minutes, je n’allais pas parvenir à rendre le travail dans les temps.
Mais cette information je l’ai bien avant ma deadline.
Donc j’ai augmenté à 60 minutes par jour et j’y suis parvenu sans trop de nuits blanches 😉
Qu’est-ce que l’organisation a changé pour toi ?
Je pense que ça mérite d’être rappelé: c’est ma carte et ma boussole. Je vois tellement de gens ambitieux qui se perdent en chemin. Ils arrêtent de faire ce qui leur fait du bien (par exemple du sport), ou alors ils ont le syndrome de l’objet brillant (vouloir tout faire et ne rien faire au final).
Pour ma part, je fixe mes objectifs en début d’année et je m’y tiens. Mais je n’y arriverai pas sans les systèmes que j’ai mis en place.
Sinon très concrètement, l’organisation m’a permis d’aider des gens qui en veulent et les produits que je fais me permettent de gagner ma vie. Ce n’est clairement pas pour tout le monde, mais j’essaie de tout donner et mes lecteurs me le rendent bien.
Est-ce que tu as un (ou des) modèles inspirants en terme d’organisation ?
J’aime beaucoup l’approche systémique stratégique. Cela m’a beaucoup aidé à prendre de la distance et garder à l’esprit ce qui compte.
Cal Newport sinon m’a pas mal inspiré. Autrement je ne lis pas trop de livre sur l’organisation ni de blog. Ils disent souvent la même chose et j’essaie d’éviter ça.
Est-ce que tu as déjà traversé une “crise d’organisation” et arrêté d’utiliser ton système quelques temps ? Comment est-ce que tu as rebondi ?
Bien sûr. C’est normal. Cela me permet de reprendre conscience des bénéfices que m’apporte une organisation. C’est un peu comme si tu arrêtes de boire des sodas… et qu’un jour tu en rebois un. Tu as un coup de fatigue (à cause du sucre) et tu réalises le mal que cela te faisait… mais pour t’en rendre compte, tu devais retomber dans tes vieux travers.
Sinon je suis assez bordélique (si si… je t’écris sur un bureau où se trouvent 2 tasses, un disque dur, des cartes de crédit, une liseuse, des lunettes de soleil, un pencil appel, des pièces de monnaie, un micro et le livre Principles de Ray Dalio) et je procrastine.
Mais c’est ce que je répète à mes lecteurs: tu peux être super organisé sur les priorités des autres et manquer ce qui est important pour toi. Et si tu fais cela toute ta vie, tu te réveilles sur ton lit de mort en te disant « QUOOII?! C’est déjà fini?! » et puis tu meurs.
Donc j’incite mes lecteurs à réfléchir plus loin qu’un modèle d’organisation.
Comme disait Peter Drucker (un autre type que j’apprécie): il n’y a rien de plus inutile que de faire parfaitement ce qui ne mérite pas d’être fait.
Est-ce que tu as une astuce d’organisation à partager ?
C’est mon grand principe. Si vous voulez avancer sur votre objectif, commencez vos journées par travailler sur votre objectif.
Comment? C’est là que l’organisation devient créative.
Merci pour ta confiance 🙂
À très vite.
Julien
Merci beaucoup pour tes réponses Julien !
Si vous voulez en savoir plus sur le travail de Julien, je vous invite à aller visiter son site internet !