Ça faisait un petit moment que je n’avais pas publié par ici ! Heureusement, je reviens de vacances juste à temps pour partager ce nouvel article et vous présenter une nouvelle série d’articles sur le blog !
« The Planners » est une galerie de portraits qui présente différents système d’organisation et leurs utilisateurs. L’objectif de cette nouvelle série est de vous proposer de nouvelles sources d’inspiration et de vous présenter des outils et méthodes d’organisation au delà du bullet journal. C’est aussi l’occasion de découvrir le travail de planificateurs anglophones traduit en français juste pour vous !
Pour ce premier article de la série, j’ai le plaisir de recevoir Yukiko Sakamura ! Je suis son travail sur Instagram depuis un petit moment et Yukiko a gentillement accepté de répondre à toutes mes questions à propos de son système d’organisation. Dans cette interview, je lui ai demandé, entre autres choses, comment elle gère ses projets, ce que lui apporte son système d’organisation et si elle avait des role models en terme de planning.
Disclosure : les produits mentionnés dans l’interview ont été achetés par Yukiko. Ils ne sont en aucun cas liés à un partenariat avec une marque. Les liens sont purement informatifs et ne sont pas affiliés. Toutes les photos présentées ont été prises par Yukiko.
On commence par les présentations ! Est-ce que tu peux nous dire quelques mots à propos de toi ?
J’ai actuellement deux jobs différents : je suis à la fois professeur de statistiques et chercheuse à l’université (en post-doctorat). Je fais aussi un peu de consulting en statistique à côté de ces deux emplois principaux. En plus de ma vie professionnelle, je dois gérer ma maison, divers projets personnels, mon compte Instagram et ma chaîne YouTube, tous deux relatifs à la planification. J’ai toujours plein de choses en cours en même temps, donc tenir un agenda et un planning c’est absolument essentiel !
Quand est-ce que tu as acheté ton premier planner et à quoi ressemblait-il ? Comment est-ce que ton système d’organisation a évolué depuis ?
Je confesse qu’avant d’adopter le système du bullet journal, mon système d’organisation était vraiment hasardeux. J’utilisais principalement Google Calendar pour mes rendez-vous, et plusieurs carnets en vrac pour mes projets de vie. Mais en 2015, j’ai commencé mon doctorat, je me suis mariée et j’ai acheté un appartement qui demandait des travaux de rénovation. Je me suis sentie un peu débordée et j’ai décidé qu’il me fallait un système d’organisation plus efficace pour gérer mes projets au travail et ma vie de manière plus générale.
J’ai ainsi créé mon premier bullet journal. Trois mois plus tard, j’ai arrêté de l’utiliser. Début 2016, j’ai commencé un deuxième bullet journal, qui n’a pas tenu plus de trois mois lui non plus. En regardant ces tentatives avec du recul, je réalise que j’ai sans doute laissé tomber dans les deux cas parce que je n’ai pas suffisamment adapté le système à mes propres besoins.
En juin 2016, j’ai donc ouvert un troisième carnet pour me lancer de nouveau avec le bullet journal. Cette fois-ci, je me suis autorisée à expérimenter avec les différents modules créés par Ryder Carroll jusqu’à ce que je parvienne à un système qui me convienne. Par exemple, j’ai réalisé que je préférais une page de planning hebdomadaire plutôt que les plannings quotidiens (daily logs) car cela me permet de voir ma semaine en un clin d’oeil. Ces petites astuces et modifications du système original ont fait en sorte que le système marche pour moi, ce qui m’a encouragée à continuer de m’organiser plus régulièrement.
Si tu devais décrire ton système d’organisation en quelques mots ?
Simple, fonctionnel et efficace. J’essaie de consacrer le moins de temps à l’organisation pour faire plus de choses concrètes.
Quels outils utilises-tu et quelle est la fonction de chacun d’eux ?
J’utilise actuellement 3 outils d’organisation : deux planners papier, un NOLTY 6501 et un Hobonichi Cousin, et un outil de gestion de projets en ligne, Asana. J’utilise le NOLTY 6501 pour planifier mes journées et garder une trace de ce que j’ai fait en dehors de ce que j’avais prévu, et mon Hobonichi Cousin pour prendre des notes, écrire mes idées et réfléchir à mes projets. Asana me sert à gérer mes projets au travail et dans ma vie personnelle.
Jusqu’à récemment, j’utilisais le Hobonichi pour gérer mes projets. Mais j’ai ressenti le besoin de changer d’outil pour une plateforme partagée sur laquelle je puisse me coordonner avec mon équipe de recherche. Un de mes podcasts préférés, College Info Geek recommandait Asana comme outil de gestion de projets en équipe, et c’est ce qui m’a poussée à essayer. J’ai été depuis vraiment convaincue par toutes les fonctionnalités offertes par Asana, comme par exemple la possibilité d’assigner les tâches à des membres de l’équipe avec un rappel automatique par mail lorsque la tâche arrive à échéance. Asana a donc remplacé mon Hobonichi pour ce qui est de la gestion de projets.
Je vous propose de voir la vidéo que j’ai faite sur mon système d’organisation pour 2018 pour plus de détails. Cependant, je n’y parle pas d’Asana, puisque c’est un ajout récent.
À quoi ressemble ton système d’organisation et ta routine de planning ?
Mon système d’organisation se divise en 3 routines de planning : une routine quotidienne, une routine hebdomadaire et une routine trimestrielle (ou semi-annuelle). Pour chacune de ces routines, j’utilise des outils différents.
Ma routine d’organisation au quotidien (10 minutes)
Chaque matin des jours de semaine, je commence par cocher les tâches que j’ai réalisé la veille. Ensuite, j’identifie les tâches que je dois réaliser dans la journée, j’estime le temps nécessaire pour chaque tâche et je planifie ma journée en fonction de ces deux paramètres. Les journées se passent rarement exactement comme prévu et je sous-estime souvent le temps nécessaire pour réaliser mes tâches. Mais ce rituel du matin me permet d’avoir un plan pour ma journée et je ne me sens ainsi jamais désoeuvrée. J’utilise le NOLTY 6501 pour planifier ma journée.
Je suis un peu moins régulière en ce qui concerne les week-ends : des fois je les planifie et parfois pas du tout…
Routine hebdomadaire (temps nécessaire : variable)
Toutes les semaines ou toutes les deux semaines au maximum, je fais une revue complète de mes projets pour faire le point sur mon avancée. Je biffe les tâches réalisées, j’identifie les tâches et échéances à venir et planifie les tâches en fonction des besoins. Le temps que j’y consacre dépend du nombre et de la complexité des projets que j’ai en cours. J’utilise Asana pour faire cette revue de projets.
Routine trimestrielle ou semi-annuelle (la fréquence est variable)
Je fais le point sur mes objectifs au minimum une fois tous les 6 mois pour m’assurer que je travaille effectivement à leur réalisation. C’est aussi le moment où je peux décider d’en abandonner certains si je ne les considère plus comme essentiels ou d’en modifier d’autres s’ils sont trop ou trop peu ambitieux. J’utilise le Hobonichi Cousin pour ce type de planification.
Comment est-ce que ce système d’organisation t’a aidée ?
Je suis une personne assez anxieuse. Mais j’ai remarqué que lorsque je prends le temps de m’asseoir et de m’organiser, mon niveau d’anxiété diminue sensiblement. J’admets que mon système d’organisation n’est pas parfait et je laisse parfois filer les deadlines. Mais si je n’avais pas mon système d’organisation, je serais dans un tel état de panique que je ne ferais absolument rien je pense !
Quel est l’outil d’organisation que tu préfères actuellement ?
En ce moment, mon outil digital préféré est Asana, parce que je peux facilement assigner des tâches aux membres de mon équipe et qu’on reçoit des mails lorsque la date butoir approche. Cette fonctionnalité a vraiment aidé mon équipe à garder le cap sur nos projets.
Vue d’ensemble du planning des tâches sur Asana – Voici le planning pour le projet de recherche sur lequel je travaille actuellement. Dans Asana, je peux attribuer des tâches aux membres de l’équipe projet (y compris moi-même) et définir des échéances précises. Par exemple, je me suis attribué la tâche ‘budget projection” (dans la catégorie “Administrative issues”) et défini la deadline au 16 Juin. Si la tâche n’a pas été réalisée 1 jour avant l’échéance,
Asana envoie un e-mail à la personne en charge de sa réalisation.
Pour ce qui est des outils analogiques, mon favori est mon planner quotidien, le NOLTY 6501. La mise en page des plannings hebdomadaires est à peu de choses près la même que celle que j’utilisais dans le Rhodia Goalbook qui me servait de bullet journal. Le temps que je gagne ainsi à ne pas dessiner la grille chaque semaine est ainsi utilisé pour m’organiser concrètement.
La semaine dernière dans mon NOLTY 6501 – J’utilise un Pilot Metropolitan pour écrire dans mon NOLTY 6501, mais j’ai changé la plume du stylo pour une plume Pilot Kakubo, qui est beaucoup plus fine. L’encre utilisée s’appelle “Heart of Darkness” : j’aime beaucoup la profondeur de cette couleur. De temps en temps, je décore les pages de mon planner à la fin de la semaine pour réduire un peu mon stock de stickers. Mais ce n’est pas du tout le point central de mon carnet.
Est-ce que tu as un (ou des) modèles inspirants en terme d’organisation ?
Voici quelques-unes des personnes qui m’ont inspirée :
- Le livre de Stephen Convey, les 7 habitudes des personnes efficaces. Ce livre va bien au delà de la productivity puisqu’il touche aussi la construction de la personnalité. J’admire beaucoup le caractère de Stephen Convey et j’espère qu’en appliquant les principes décrits dans son ouvrage je pourrais m’en rapprocher.
- Le système Minimal Zen to Done de Leo Babauta. Si vous cherchez un système de productivité ultra simple, rien de plus efficace que le système Zen to Done (ZTD) !
- Deep work de Cal Newport. Je me laisse très facilement distraire. Ce qui devrait me prendre une heure me demande parfois une journée entière ! Je suis vraiment impressionnée par la capacité de Cal Newport à se concentrer (peut-être qu’il faudrait que j’arrête d’utiliser les réseaux sociaux ?!)
Est-ce que tu as déjà traversé une “crise d’organisation” et arrêté d’utiliser ton système quelques temps ? Comment est-ce que tu as rebondi ?
À chaque fois que j’arrête de m’organiser, c’est parce que je suis complètement débordée. Paradoxalement, plus je suis débordée, moins j’ai envie de m’organiser. Pour faire face à ce genre de crise, je suis la règle suivante : fais du tri avant d’organiser.
Je commence donc par faire une liste complète de tous les projets auxquels je participe et de tous mes engagements de manière générale. Ensuite, j’identifie mes priorités (généralement ma santé, ma vie de famille et mon activité d’enseignement). Ensuite, j’essaie de réduire le nombre d’engagements qui ne servent pas ces priorités. Les gens tenteront forcément de vous tenir engagé.e.s en usant de la flatterie (“On ne peut pas le faire sans toi”) ou de menaces (“Si tu arrêtes de faire ça, c’est la fin de notre amitié !”). Dans ces cas là, il est très important de savoir dire “non” très fermement (et j’admets que j’ai encore des progrès à faire sur ce point). Une fois que tout ce qui n’était pas vraiment important a été éliminé, il est bien plus facile de recommencer à s’organiser sans être parasité.
Est-ce que tu as une astuce d’organisation à partager ?
Faites simple, faites simple, faites simple. Beaucoup de personnes abandonnent leur système d’organisation parce qu’ils ou elles essaient de construire un système bien trop complexe pour leurs besoins. On est toujours excités au moment de la mise en place d’un nouveau système d’organisation, mais avec le temps, il devient épuisant de maintenir le système à jour s’il est trop complexe. Je recommande donc de commencer avec le système le plus simple possible (par exemple un calendrier et une liste de tâches) et d’intégrer de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure.
Merci beaucoup pour tes réponses Yukiko !
Si vous voulez en savoir plus sur le travail de Yukiko et son système d’organisation, je vous invite à aller visiter son compte Instagram et sa chaîne YouTube tous deux super inspirants !