Cercles des 4 Carnets #1
Je reviens avec un article très spécial… Car je me suis associée avec les pétillantes Elodie de Soho Hana, Karolina de Journaling Addict, et Powa du blog PowaPowa pour vous proposer régulièrement des articles autour du bullet journal. L’idée est de traiter une thématique en commun, et de vous donner quatre points de vue sur notre utilisation du bujo. Aujourd’hui, on vous parle du bullet journal au travail !
Ce billet marque donc les premiers pas du “Cercle des 4 carnets” et j’espère que le concept vous plaira. Cette nouvelle aventure méritant d’être célébrée comme il se doit, on organise pour l’occasion un petit concours sur Instagram !
J’utilise un bullet journal au travail depuis maintenant près de deux ans et mes collègues se moquent toujours gentiment de mon acharnement à utiliser du papier et un crayon pour planifier mes tâches… Mais pour moi, rien ne vaut un carnet pour m’organiser et rien n’est plus efficace pour réfléchir qu’une feuille de papier sur laquelle gribouiller.
Utiliser le bullet journal au travail était pour moi une évidence : ce système d’organisation simple répond parfaitement à l’exigence d’organisation de mon job. Mais aucun outil n’est parfait et le bullet journal a aussi ses limites… Voici mon retour d’expérience sur l’utilisation du bullet journal au travail entre avantages et inconvénients.
Avantages
Rien de plus simple à utiliser qu’un carnet et un stylo. Le bullet journal est un outil d’organisation super simple et sa flexibilité en fait un outil très efficace. S’il m’a fallu plusieurs mois pour adapter le système imaginé par Ryder Carroll à mon activité professionnelle, j’y trouve aujourd’hui de nombreux avantages !
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Être plus productif (mais pas travailler plus)
Lorsque j’ai commencé à utiliser le bullet journal au travail pour m’aider à m’organiser , j’ai fais appel à toute ma persévérance pour trouver un système qui me convienne… Mais une fois cet équilibre trouvé, je dois dire que ma productivité s’est largement améliorée, et j’ai découvert le vrai potentiel du bullet journal.
D’abord parce que j’ai beaucoup réduit ma tendance à procrastiner : lorsque j’écris une tâche dans mon bullet journal le matin, je me fais tacitement la promesse de la réaliser (et j’y arrive la plupart du temps). Ensuite parce que j’ai intégré à mon utilisation du bullet journal au travail des outils simples de productivité qui me permettent d’optimiser le temps que je passe au bureau. En un mot, mon carnet, aussi modeste qu’il soit, me permet de mieux organiser mes tâches et mon temps.
Cette progression ne me permet pas de faire plus de choses. C’est pour moi un moyen d’achever la même quantité de travail dans un temps plus court. Je profite ainsi de ce gain de productivité pour consacrer plus de temps à mes activités personnelles…
Pour faire avancer mes projets, j’utilise de temps en temps un « focus » :
je me concentre sur un projet par jour, et je décompose mon objectif en tâches.
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Ne plus rien oublier
Il m’arrive de me sentir complètement débordée par le nombre de tâches à réaliser ou de projets en cours. Dans ce genre de situation, mon bullet journal devient clairement une bouée de sauvetage.
Je passe parfois des journées entières en réunions avec différentes personnes sur différents projets. Pour être sûre de ne rien oublier, je m’appuie en grande partie sur l’utilisation de mon bullet journal : à la fin de chaque réunion, je reporte les tâches que je dois réaliser dans mon bullet journal, généralement dans ma liste de tâches hebdomadaire.
Cela ne veut pas forcément dire que je les réaliserai toutes dans les jours suivant, mais les noter noir sur blanc dans mon weekly log me permet d’être sûre de n’en oublier aucune. Je m’occupe généralement des plus urgentes, et celles qui restent à la fin de la semaine sont soit migrées vers la semaine suivante, soit vers ma liste de tâches mensuelle.
Et plus rien (ou presque) ne m’échappe !
Mon carnet de note est un Atoma. Chaque page est divisée en deux : une section principale et une petite marge qui me permet de mettre des signes en face de mes notes (un carré pour une tâche que je dois migrer, un point pour une information importante…)
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Anticiper
J’utilise un planning mensuel de tâches qui me permet de répartir mes actions sur le mois complet, et de me poser les bonnes questions. Je commence toujours par remplir ce planning avec les tâches récurrentes et celles qui sont déjà planifiées (deadline, événement…), avant de commencer à organiser le reste. De cette manière, mon planning mensuel est beaucoup plus équilibré et je prépare beaucoup plus facilement les périodes tendues.
Plannifier de manière générale et utiliser le bullet journal au travail en particulier a beaucoup modifié ma manière de m’organiser. Je crois qu’à force de planifier les choses et de structurer mes projets de manière plus précise, je me suis entraînée à une certaine gymnastique mentale qui me permet de mieux anticiper les choses.
Mon planning mensuel me permet de mieux organiser mes tâches à l’échelle du mois, et de suivre l’avancement de mes projets.
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Documenter
C’est pour moi un des plus grands avantages du bullet journal comparé à d’autres outils d’organisation : il me permet de documenter mon travail au fur et à mesure et de pouvoir retracer un historique de mes actions si nécessaire.
Dans le cadre de mon travail, je dois par exemple noter les temps que je passe sur chacun des projets sur lesquels je suis impliquée en remplissant un grand tableau excel plein de chiffres. J’essaie de le faire au minimum sur une base hebdomadaire, mais il m’arrive régulièrement d’être prise par d’autres choses et de délaisser le tableau pendant quelques semaines. Lorsque cela arrive, il me suffit alors d’ouvrir mon bullet journal et de regarder les différentes tâches effectuées sur la semaine concernée pour pouvoir évaluer le temps que j’ai consacré aux différents projets. De la même manière, si je dois me rappeler quel jour j’ai réalisé une action ou appelé quelqu’un, je suis capable de répondre immédiatement en relisant mon bullet journal.
Le fait de garder une trace exhaustive (ou presque) des tâches que je réalise me sers à la fois pour faire le suivi de mes projets, mais me permet aussi de pouvoir rapporter précisément à mes différents interlocuteurs sur le travail effectué.
Inconvénients
A mon sens, le bullet journal trouve ses limites dès qu’il s’agit de travailler en équipe et de partager de l’information. C’est un outil super efficace en ce qui concerne la gestion du temps et des tâches au niveau individuel, mais sa nature analogique limite son potentiel dès qu’il s’agit de mettre en commun des listes de tâches ou mon calendrier par exemple.
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Partager de l’information
Je suis une fervente militante du papier et du crayon pour m’organiser et réfléchir. Mais utiliser un système purement analogique comme le bullet journal est à mon sens un frein pour toutes les pratiques collaboratives que beaucoup de postes exigent.
Partager un bullet journal est assez difficile (voire complètement impossible). Ce n’est en tout cas pas l’outil idéal pour collaborer à l’élaboration et l’organisation d’une liste de tâches ou d’un planning projet. Pour palier à ce problème, j’ai, en plus de mon bullet journal, un outil d’organisation de tâches qui me permet de faire le suivi de mes différents projets, et des tâches à distribuer aux différents membres de l’équipe dans laquelle je travaille. J’utilise donc Asana au quotidien pour planifier mes projets et pouvoir partager les tâches à réaliser.
Je ne vais pas me lancer dans une explication des avantages et inconvénients de cette applications, mais ouvrez grand vos yeux : lorsque vous êtes productifs et cochez les tâches réalisées, des licornes volantes apparaissent. DES LICORNES ! Voilà, tout est dit, je passe donc au point suivant.
Asana me permet de faire des listes de tâches partagées et de suivre ainsi les actions
qui concernent mes projets mais doivent être réalisées par d’autres personnes.
Lorsque je parle d’information à partager, cela inclut bien entendu la prise de rendez-vous et la gestion des événements. Je ne gère pas mon emploi du temps dans mon bullet journal, pour la simple et bonne raison que mon calendrier Outlook est beaucoup plus pratique pour le faire : c’est l’outil de base dans l’entreprise dans laquelle je travaille, je peux donc inviter des gens aux réunions que je prévois, ajouter un ordre du jour… Bref, partager de l’information. Je remplis simplement la section “rendez-vous” de mes dailies le matin en arrivant au bureau pour avoir mes réunions en tête et ajuster la longueur de ma liste de tâches.
En un mot, je dirai que tout ce qui est personnel (c’est à dire qui n’implique l’intervention de personne d’autre que moi-même) est géré depuis mon bullet journal, et tout ce qui est partagé est en ligne.
La colonne de gauche de mes dailies est consacrée aux rendez-vous et événements de la journée.
Le reste de l’espace est dédié à ma liste de tâches.
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Pouvoir dire oui à l’imprévu
Je vous en parlais ici, mon poste implique beaucoup de travail en équipe et nécessite donc de pouvoir être assez flexible dans la manière dont je m’organise pour faire face à l’imprévu. Sauf qu’en ce qui me concerne, l’utilisation du bullet journal freine clairement cette capacité à m’adapter et tirer un trait sur ce que j’avais prévu pour réaliser une autre tâche plus urgente.
Je parle bien entendu d’un point de vue tout à fait personnel sur cette question, car je pense que chacun a son mode de fonctionnement propre. Toujours est-il que lorsque je commence ma journée en listant les tâches que je souhaite réaliser, j’ai souvent du mal à accepter que quelqu’un déboule dans mon bureau et remette mon plan d’action en question en me demandant de réaliser une tâche imprévue… d’autant plus si celle-ci me demande beaucoup de temps et que je risque de prendre du retard sur le reste de mon travail.
Si utiliser le bullet journal dans un cadre professionnel a clairement fait grimper ma productivité et m’aide énormément à rester concentrée sur mes objectifs, ça ne doit pas m’empêcher de rester flexible dans mon organisation. Et de ce point de vue, j’ai encore un peu de mal à trouver le juste équilibre…
Mon équipe de choc : mon bullet/agenda que j’imprime et relie,
mon planning mensuel et mon carnet Atoma pour prendre des notes
Le bullet journal est devenu un outil indispensable de mon travail au quotidien. Il me permet de gérer mes listes de tâches efficacement, de ne rien oublier et calme la control freak que je suis. Je pense que j’aurais beaucoup de mal à retourner en arrière.
Comme tous les outils d’organisation, le bullet journal au travail a bien entendu ses limites. Il reste pour moi un super outil d’organisation personnel qui, comme beaucoup d’outils personnels, doit être complété par d’autres moyens dès qu’il s’agit de partager de l’information (listes de tâches, notes de réunion, rdv…).
Après deux ans d’utilisation, je suis persuadée que le bujo est un outil qui peut s’adapter à la plupart des professions, et qu’à force de persévérance et d’essais, chacun peut y trouver son compte… et je crois que les articles sur le bullet journal au travail de la team du Cercle des 4 Carnets l’illustre parfaitement !
Je vous invite d’ailleurs à aller lire les posts très instructifs de mes co-équipières de choc !
Powapowa / Soho Hana / Journaling Addict