3 étapes pour démarrer du bon pied
Je suis le genre de personnes qui commence 15 projets en même temps, et mes plans finissent souvent par tomber à l’eau : pas de temps, une motivation qui s’étiole, pas de budget, etc. Et pourtant, mon job consiste en grande partie à mener des projets et éviter ces écueils…
J’ai donc pris la résolution de structurer mes projets personnels en appliquant ce que je mets en pratique au travail en. Cet article ouvre ainsi une nouvelle rubrique sur le blog, dédiée à mes expérimentations autour de la gestion de projet dans mon bullet journal personnel. J’espère que ça vous plaira !
Je suis dans une phase où les idées fourmillent dans ma tête, et mon cerveau tourne à cent à l’heure toute la journée. Je veux reprendre le tricot, la couture, consacrer plus de temps au blog et faire encore plus, faire des travaux dans mon appartement, reprendre en main ma vie professionnelle… La liste de ces projets personnels est longue. Sauf que je sais que je ne pourrais pas tout faire en même temps, et que prioriser n’est pas toujours si évident.
Pour rester rationnelle concernant les choix que je vais devoir faire, j’ai adapté certains outils que j’utilise au travail, pour les appliquer à cette longue liste de projets personnels. J’ai ainsi fait une réunion de lancement de projets en tête à tête avec moi même pour passer d’une liste en vrac à un plan d’action concret en 3 étapes simples.
Étape 1 : Faire une “purge”
Le constat : Je veux me lancer dans mille projets, mais j’ai du mal à avoir une vision globale et me donner des objectifs concrets.
La stratégie : Faire une liste des projets que j’ai en tête, pour fixer les idées sur papier et les rendre plus concrètes
Lorsque l’on commence un atelier de créativité (brainstorming ou autre), on démarre généralement avec une “purge”. C’est exactement le même principe que le “brain dump” que l’on peut retrouver dans certains bullet journals : l’idée est de désencombrer son esprit de toutes les idées / concepts qui l’occupe pour les fixer et repartir avec l’esprit un peu plus clair. Ca peut paraitre complètement évident, mais le fait de rassembler toutes ces idées sur la même page est très important pour pouvoir par la suite établir une hiérarchie et des priorités au sein de cette liste.
Première étape : faire une liste exhaustive de tous les projets, petits et grands, que je veux réaliser.
Contrairement à un atelier de créativité, mon but ici n’est pas de trouver de nouvelles idées. Mais l’objectif de désencombrement et de prise de recul est le même que dans ce type d’exercice. Avant de me lancer dans de nouveaux projets, j’ai fait une liste de tous les projets / activités dans lesquelles je voulais m’investir en créant une nouvelle collection dans mon bullet journal. Cette liste regroupe autant des “petits” projets qui peuvent être commencés et finis dans la même journée (coudre un haut par exemple), comme des plans beaucoup plus ambitieux qui ont un impact potentiel beaucoup plus grand (faire un investissement immobilier). Ce sont d’ailleurs les projets les plus modestes et dont la mise en oeuvre peut être immédiate qui me sont d’ailleurs venus en premier et les grands projets sont venus dans un second temps, une fois que mon esprit a été libéré des autres idées parasites.
Étape 2 : Hiérarchiser les projets
Le constat : j’ai envie de me lancer dans plein de projets en même temps, en sachant pertinemment que le burn out me guette si je me jette à corps perdu à la poursuite d’autant d’objectifs.
La stratégie : Etablir une hiérarchie dans les projets pour commencer par le plus important et se fixer des objectifs réalistes
Une fois cette “purge” cérébrale réalisée, il est temps de passer aux choses sérieuses et de noter les projets en fonction de critères objectifs. Pour cette deuxième phase, j’ai volontairement évacué les “petits” projets à réaliser à l’échelle d’une journée, et je me suis concentrée sur ceux qui demandent un investissement en temps plus important.
Pour m’aider dans cette tâche, j’ai dessiné un tableau séparé en 3 grandes sections : dans la première colonne j’ai simplement noté le nom du projet, dans la deuxième colonne, j’ai écris les bénéfices que j’attendais de la réalisation de ce projet, simplement en essayant de répondre à la question “pourquoi faire ce projet?”. La troisième et dernière section est consacrée à la hiérarchisation des projets : chaque projet est noté de 1 à 5 sur 4 critères.
J’ai dédié une double page de mon bullet journal à la priorisation de mes idées de projets : à gauche, la liste de mes idées en vrac, à droite le tableau qui me permet de les évaluer.
Les critères choisis pour noter les projets peuvent varier en fonction du contexte. Dans mon cas, je m’intéressais à des projets personnels et j’ai ainsi défini mes 4 critères en fonction de mes contraintes et de façon à prendre en compte mon ressenti :
- ressources nécessaires : ce critère qui inclut à la fois le temps et le budget que le projet engage (1: beaucoup de temps et de budget nécessaire / 5 : très peu de temps et de budget nécessaire)
- bénéfice attendu : ça peut tout aussi bien être un bénéfice financier, mais dans ce contexte, j’ai plutôt évalué le bénéfice en terme de bien-être / accomplissement (1: bénéfice faible / 5: bénéfice potentiel très élevé)
- motivation : c’est le critère “subjectif” de la liste, qui mesure mon envie de “travailler” sur ce projet (1: peu de motivation / 5: très forte motivation)
- urgence à mettre en oeuvre le projet : j’ai noté ce critère de manière binaire, contrairement aux autres. Si le projet est urgent, j’ajoute 5 points directement sur la somme des notes des autres critères.
Chaque projet est noté sur 4 critères, la dernière colonne du tableau permet de faire le total en additionnant les notes.
Le plus important dans la définition des critères est de pouvoir identifier les principaux facteurs de réussite des projets dans lesquels vous vous lancez. Les critères peuvent donc varier d’une personne ou d’une situation à l’autre, mais tous les projets doivent être évalués selon la même grille de notation. Une fois toutes les idées évaluées sur ces critères, il suffit de faire la somme des différentes notes pour faire apparaître une hiérarchie. Les projets avec les scores les plus importants sont ainsi ceux sur lesquels je vais concentrer mes efforts dans un premier temps.
Étape 3 : Mieux se préparer
Le constat : Avoir une liste de projets priorisés c’est bien, mais ce n’est pas toujours évident de savoir par où commencer pour se lancer, et le risque est souvent de partir dans tous les sens, sans avoir anticipé les difficultés.
La stratégie : Renforcer son projet avant de se lancer pour de vrai, en se posant les bonnes questions et en préparant un premier plan d’action.
Commencer un projet, ça peut faire peur (surtout si c’est un sujet sensible sur lequel on prend des risques), mais c’est aussi follement excitant. En tout cas, je suis personnellement toujours dans un état d’euphorie totale lorsque j’ai une idée que je veux mener à bien ! Et j’oublie parfois de prendre en compte la réalité et de me poser les bonnes questions avant de rentrer dans le vif du sujet.
Pour chacun des projets que j’ai noté dans le tableau, j’ai créé ainsi une page collection dans mon bullet journal. L’objectif est de répondre à 3 questions pour aller un peu plus loin dans la réflexion autour du projet.
Une des collections que j’ai créé dans mon bullet journal pour « renforcer » mes idées.
1. Pourquoi est-ce que je veux faire ce projet ?
Cette première section me sert à “sonder” un peu plus les motivations qui se cachent derrière le projet. Au delà des bénéfices directs, j’essaie également de penser aux bénéfices indirects (apprentissage de nouvelles compétences, rencontre de nouvelles personnes…) qui ne sont pas ceux auxquels on pense en premier. Par exemple, pour un projet de couture, le bénéfice principal pour moi sera de passer du temps à travailler avec mes mains (et mon cerveau), le bénéfice secondaire étant d’ajouter une pièce à mon dressing (et un troisième de réduire mon stock de tissu…).
2. Quels sont les freins / les points bloquants ?
Ou, formulé autrement, qu’est-ce qui m’empêche de faire ce projet là maintenant, ou quelles sont les difficultés que je suis susceptible de rencontrer en chemin. L’objectif de cette section est d’anticiper tous les obstacles qui peuvent se mettre sur ma route au cours du projet (qu’il s’agisse de me lancer, comme ce qui peut arriver au cours du projet) : problème de budget, de temps, besoin de l’accord/l’appui de quelqu’un, disponibilité de la voiture de mes amis… Autant de freins qui peuvent me ralentir ou me bloquer. Je fais donc une liste de ces potentielles difficultés en quelques points synthétiques.
Pour chacun de ces freins, je réfléchis ensuite à des contre-mesures, des idées qui me permettrait de réduire le risque que cette difficulté arrive ou de la contourner. Par exemple, si un de mes projets demande un budget conséquent, je vais voir si je ne peux pas faire des choses moi-même plutôt que de payer un prestataire, acheter des éléments d’occasion, etc. L’idée est de retourner le problème un peu dans tous les sens pour trouver des solutions réalistes.
3. Quelles sont les premières actions à réaliser avant de me lancer ?
Dans cette dernière section, je rentre dans le concret en commençant à lister les actions qu’il me faut réaliser avant de me lancer, ou pour commencer ce projet : actions préparatoires (dessiner des plans pour un meuble, renseignements à prendre…) et les actions qui permettront de compenser les difficultés potentielles (budgétisation du projet, prise de rendez-vous si je dois faire appel à de l’aide…). L’idée n’est pas de faire une liste très détaillée des différentes tâches à réaliser pour mener le projet à bien, mais plutôt de traiter les points les plus urgents et les plus bloquants pour mettre le pied à l’étrier.
Le dernier élément de cette section est une indication temporelle : je note simplement l’échéance que je me fixe pour commencer le projet en fonction de leur ordre de priorité mais aussi de contraintes extérieures (deadlines pour des inscriptions notamment).
Si j’ai écarté les “petits” projets jusqu’à maintenant, je ne les ai pas oublié pour autant ! J’ai créé une espèce de master liste dans une nouvelle collection, et ce sera une des pages que je consulterai en faisant mes listes de tâches mensuelles pour essayer de réduire la pile au fur et à mesure…
Maintenant que ma liste de projets est établie et que j’ai une vague idée de planning global, mon objectif est de mettre en place un suivi pour me motiver à commencer, mais surtout à poursuivre mes efforts au delà de l’élan des premiers jours !
Le prochain article de cette série sera donc consacré à la manière dont j’intègre ces projets dans le système d’organisation que j’utilise au quotidien, et à la mise en place d’outils de suivi qui me motivent à avancer… Et il y aura des printables pour vous permettre de les tester !
Matériel utilisé :
– Leuchtturm 1917 : Medium, couverture souple, pointillés
– Stylo effaçable Muji (0,4)
– Porte mine et règle Muji
– PaperMate Flair M, noir